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确定的全部
5个阶段结合起来，即收集、处理、组织、检查和行动。他们同时也
在努力理清自己的思绪，确定他们内在的含义，以某种合乎逻辑或富有意义的方
式去整理他们，不假思索的拿一个去评估另一个，然后选择出要完成的“最重要
的事情”。完成这项工作的人们通常会暂时消除目前的混乱局面，但是他们有可
能要面对一种更加令人痛苦的状况。他们会很容易地受到那些没有领会、未加处
理、有待整理以及低估了的事情等的不良影响。
在多年的研究和培训过程中，我们发现，工作流程管理中这些划分成不同阶
段的工作最好作为独立的活动来开展。首先要收集自己头脑中的各种想法，不论
是小事还是大事。然后再对清单中每个单独的项目做出评估，看看他们是否可行。
果真可行的话，结果又会怎样？你接下来又要采取什么行动呢？随后，要将思考
的全部结果予以整理归类。随后，参考做出这些决定的全部标准
（时间、精力、
背景和优先事项等
），你可以清晰的分析浏览自己可能采取的各种行动，同时做
出最优的选择。
将自己的事情处理好并不难，但不应过于简化。
花上五分钟时间，将自己头脑中突然冒出的各种想法都“倾倒”在纸面上。
你并不需要马上进行分析或整理，如果它是真正有意义的东西的话，日后，你一
定会理解他的。现在，你只要一古脑儿的将这些想法“倾倒”出来就行了。每做
一件事情你都要给予自己足够自由的空间。要有创作力和远见、善于表达、并且
能够统揽全局，同时不要将自己其间所作的任何事情看作是一种职责。这样，当
你准备成为管理人员时，你就可以回过头来浏览一下其中的每件事情，然后确定
他们都有什么意义以及你所要决心采取的行动。之后，你就可以扮演起管理者的
角色，在所有这些可供选择的符合时间和地点要求的事情当中，做出策略性的决
定。这其中的每件事情都是一项艰巨的任务，要求你全力以赴、独具慧眼。你可
千万不要把他们搞得一塌糊涂
想一想
～你最后一次毫无保留的“倾倒”自己内心想法是什么时候？
～你有自己不愿意看到的计划事宜清单吗？
～要是你不必担心自己没有完成的事情，那么你将会是什么样呢？
“凡事都应尽量简单，却不能过于简单
………… Albert Einstein”
1。3。认清承诺，更好选择
如果你对于自己目前的整个工作不甚了解，你就无法充分的认识到自己究竟什么
事情还没有做。你的诚实会引领你进入一个有着层出不穷的、有待处理的新事物
的领域中。当你在有迫使你加以区分并勇于拒绝，因为你会对个人能力有一个更
清晰的认识。例如，倘若你要阅读的材料随处可见，你恐怕很难从头到尾把其中
的所有内容都读完。把它们都集中在一个地方，这样的话，你只需一两分钟瞥一
眼就能处理好很多事情。
自由与结构
在我进行的有关工作技巧的人员培训中，有一个贯穿始终的主题：自由与结
构之间理想的结合点在哪里？组织何时过于死板？控制何时过于严格？另一方
面，宽松的环境何时令人遭遇失败？开放式的截止期限何时让人精疲力竭？
我们已经被训练得去接受需要一些东西来束缚成限制我们的行动，因此我们
要摆脱这些束缚，自由的行动。但是，有人也告诉我们，要想完成工作，我们就
要施加压力，拼命努力去取得一定效果
………………“埋头苦干”。那么，到底什么方法
最有效呢？
这不是一种理论或哲学上的讨论。当你每天收到
400封电子邮件，接到
100
封语音邮件和遭受到
50次突如其来的干扰时，你必须面对自由与结构之间孰轻
孰重的问题。那些热衷于自由的人们会感到失意和不安，通常只是一味地去忽视
他们（除了那些妙趣横生的、轻松的、有趣和真正“热门”的问题）。过于条理
的人一般会制定规则、寻找代理人并制作文件夹，一层又一层的文件夹，从而对
每个琐碎异常的细节都进行了规划统筹。这些人限制了自己的视野，很有可能因
此而丧失很多机会。
每个人身上可能都有这两方面的影子。我们希望进行控制，但不是受到约束。
问题源于通常与“控制”这种观点相伴而生的一些消极含义，诸如它让人备感约
束和压抑，就如同被囚禁在监狱中一般。有一种方法可以让你鱼和熊掌兼得，他
有着两大基本步骤即集中精力与互相合作。
如果能把这两个方面融会贯通，我们就可以同时拥有渴望的自由和充分发挥
效力时所需的结构。集中精力是获得力量的关键，而合作则是有效释放能量的润
滑剂。哪些最优秀的运动员就很好的体现了这一点。他们关注那些重大问题，尤
其注重他们的现实环境以及如何在其中发挥个人的优势。
要处理好你的电子邮件，你必须集中精力。你目前正在做些什么呢？每次交
流与这些行动又有什么联系呢？你一定要进行合作。电子邮件就在那里，你必须
制定某种策略和流程去处理他们。一种方法可以促成另一种方法。你必须与自己
和周围世界进行合作，这样才能避免消极抵制和注意力分散的现象，从而达到集
中精力的目的。你必须集中精力去阐明事物的性质，并且弄清如何以合作的方式
去全力以赴的完成他们。
要想妥善处理生活和工作上的事情，你就要密切关注自己当前的活动，同时
要对他们有个清楚的认识并主动接受自身世界里的种种细枝末节。这可能听起来
容易，然而，要想一直明确自己目前的行为、与前进的方向、确定自己决心完成
的各项工作，并且以积极合作的态度去面对未知的因素，却是一项异常艰巨的任
务。只有做到了这些，你才能集中全部精力去完成任务。
想一想
～你希望自己可以在哪些方面放开手脚呢？要想完成任务，在哪些方面要求有怎
样的规则呢？
～在哪些地方你可以少束缚一点、更自由一点呢？
～在哪些地方你可以采用更多严格的结构呢？
“当一个人能够对自己做出准确的评判，同时在他可以获得的与他使用的东西之
间能够实现一种平衡的时候，就是值得庆幸的时候
………… Peter Mere Latham”
“我们务必要在此避免两个附带的错误：一方面，世界拥有一种独特的、固有的
和事先存在的结构，等待着我们去理解和把握；另一方面，世界又是完全混乱无
序的。第一个错误是学生们惊叹於天文学家是如何发现太空中遥远星座的真实名
称的。第二个错误是刘易斯卡莱尔的海象将鞋子与船只及封蜡归为一类，将白
菜与国王分为一组”
………… Reuben Abel
1。4。欲达到目的，看清脚下路
一张地图本身并无任何价值，除非你清楚自己在地图上的位置。确定自己的
时空位置可以为你的行动提供参考：还需要付出多少努力以及未来要沿着哪个方
向前进。客观的认清自己当前的现实情况有助于减少混乱和不协调的局面。与他
人就当前的真是情况达成一致的看法，是认清未来道路的关键因素，无论是在生
活中还是在工作上。
忘记未来，只要把握现在
在个人成长的过程中有一句老话：“越是你抵制的事情，你就越会深陷其中、
难以自拔”最近，我一直都在留意这句话对于人们及其工作究竟有多大的代表性。
要是你不清楚自己当前的工作究竟是什么，同时不去按完整而客观的工作清单来
展开工作，那么你就很难有与众不同或很难有更为出色的工作表现。
经常有人问起我：“应该如何确定优先处理的事情呢？”我总会反过来提出
这样的问题：“你是干什么工作的？”要弄清哪些活动比其他活动更重要，你必
须对自己希望保持、实现或体验的事情有一个参照点
……………你务必要清楚自己的工
作。可是你的整个工作现状如何呢？这一点并不象大部分人所想像的那样显而易
见。
你可以通过回答以下
6个问题来回答这个问题，问题列示如下：
1。 你当前的任务是什么呢？你对于自己的承诺和职责要立刻采取的具体行
动包括电话、电子邮件、交谈、差事等。一般来说，不管是哪天，一个人总有大
约一两百件诸如此类的事情要做。
2。 你当前的项目是什么呢？这些是你自身同意去实现的结果。而要想实现他
们，你只凭借一个人的行动是办不到的，例如给你的汽车更新轮胎，让你的孩子
参加夏令营，还有收购另外一家企业。大多数人每天大约有
30…100件这样的事
情要做。
3。 你当前的职责范围是什么呢？大部分人有
10…15件这类事情要做，包括工
作（员工培训、资产管理、规划、客户服务等
）以及生活中的主要方面（理财、健康、
家庭、家务、职业、娱乐等）。
4。 你的工作和个人事务来年会发生什么样的变化呢？这些是一个人在未来
几个月里决心完成或兑现的承诺…………目标、变革的想法、大型项目等。
5。 你的企业、职业和个人生活会发生怎样的变化呢？这些都是更宏观的图
景，是未来几年间事务发展的远景。
6。 你为什么会生活在这颗星球上？这涉及你的生活目标，作为一个人，你为
何要去工作。
如果你完成了这
6个层面涉及的所有与你相关的承诺、事务、和项目，那么
你就对自己的工作有了个明确的认识。然而，据我所知，在目前的情况下，很少
有人能充分认识到所有这些方面。
我常会花上
10…15分钟的时间，於某个在两个最普遍和最实用的层面，即当
前的行动和项目上，刚刚认清个人工作的人进行交谈。如果不将那个清单具体化，
从而在这些层面上做好心理准备，人们很难去跟他们的老板或者商业伙伴或配偶
探讨如何将自己的工作说明重新调整或是如何处理关系中需要进行的变革。那些
未能解决他们当前在自己最实用层面上的工作中的基本问题的人们，往往不愿去
认真思考需要对什么进行变革，以适应企业内部、世界和生活中不断发生的变化。
好多人有一种迷惘的感觉，不知道自己将来究竟想做什么或是成为怎样的
人。但是，如果没有基于现实的参照点，他们就无从理解自己目前处于生活的哪
个层面，他们就如同传说在风暴中出没于好望角海域的鬼船，注定会飘忽不定。
澄清并统筹好你面前所要处理的诸多事务，哪怕是完成了很小的一部分，也将会
激发你的灵感和创造力，进而引领你勇敢面对未来，而你则无需再投入任何精力。
倘若你不清楚自己在地图上的位置，那么你出门时就不知道自己究竟该向左
转还是向右转，不管你的目标多么的明确。认清自己目前在工作和生活中的状态，
这完全是一个真正的挑战。但是，接受现状将会帮助你以一种非常积极的方式，
去改变这一切。
想一想
～你当前的状况究竟怎样？让你的生活及工作中的其他方面更上最新发展的趋
势，这样做有用吗？
～对于你此刻认为存在问题的任何事情，究竟是什么促使你认为他有问题呢？你
能换个角度去看待那个问题吗？
“原则并不等于压制和控制，也不是去适应某种模式和思想体系。它意味着人们
发现了事务的本质，并从中有所领悟。” ………… J 。 Krishnamurti
“要适应自己的年龄，你需要大约10 年的时间。” ………… 无名氏
1。5。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
总想完成一切、拥有一切、成就一切，这样会让人精疲力竭。等你实现了一
个目标，另外一个更高的目标又会展现在你的面前。要想在潮头浪尖搏斗，而又
不希望溺水而亡，你必须将无穷无尽的“你希望得到的一切”限制在切实可行的
实实在在的工作上来。离开了聪明才智和有意识的限制，欲望就如同空中楼阁一
般可望而不可及。
工作流程的有效管理
我参加过多次广播及电视采访节目，这种节目大约只有53 秒钟的时间由你
来提出一些有关健康、财富和幸福等方面的成功秘诀。这使得我不得不提炼自己
的言辞，只留下最根本的内容。他们经常会提到的一个问题是“戴维，我们做的
哪件事情妨碍了工作效率的提高呢？”对此，我给了他们这样的回答：“并不是
孤立的一件事情，而是五件事情结合在一起，进而妨碍了工作效率的提高。人们
将事情装在头脑里。对于自身知道需要采取行动的事情，他们并没有决定究竟应
该采取怎样的行动。他们没有将行动提醒物和辅助材料整理到行动范畴内。他们
未能保持不断审议自己所做出的完整而客观的承诺。接着，他们浪费精力最终精
疲力竭，迫使他们终日忙碌的是那些最新的、呼声最高的事情，但从来没有什么
使他们确信这一点。”
我该如何是好呢？
对于管理工作流程的5 个阶段：收集、处理、组织、检查和行动，我只是指
出了最起码的一些做法。在整个工作流程中，你可能会将其中4 步做的非常出色，
可一旦在某个环节上出了错，那么整个事情就会前功尽弃。整个流程的结果取决
于整个链条上最薄弱的环节。
大多数人只会把事情装在头脑里，那样首先会使流程出现短路。有很多人把
大量的内容记载了下来，但是他们也并没有决定随后要采取的行动。即使人们真
的考虑要采取行动（在陷入危机模式之前），他们也并没有对提醒物进行有效的
组织，从而使他们在可能采取行动时及时察觉到这些提醒物。即使那些工作效率
猛增的人们果真能组织整理出这些清单，他们自身的系统也大都会很快的过时或
不合拍。最终，离开了思想的关爱和滋养，生活与工作就沦为机械的反应，而不
是目标明确的行动选择。
“那么，戴维，我们该怎样做才好呢？”（事实上，有些采访者会再给你
5秒钟去回答接下来的这个问题。）
“这是一套最为有效的
5个行为”我告诉他们，“将你头脑中的一切抛到脑
后。要在事情浮出水面时就决定采取何种必要的行动，而不是等到事情喷涌而出
时。将你的项目及其后续行动的提醒物规列到行动的范畴中去。确保你的系统得
到及时更新并拥有完整组件，同时经过充分仔细的评审，从而凭借直觉随时选择
自己目前要采取的行动（以及不采取什么行动）”。
将问题说的更简洁一些，就是：“关注积极的结果并在重大问题上不断采取
后续行动。”但是，有谁不清楚这个道理呢？然而，最大的挑战在于坚持不懈的
贯彻这条原则，同时将其融入我们生活的方方面面。要做到这一点可并不那么简
单。
想一想
～你进来仔细阅读过自己的工作说明清单吗？
～你分析过个人生活中的
5…10个重点方面（健康、理财、事业、关系等），从而
保证你已经明确了所有必要的项目并使他们都能完整无缺、符合标准了吗？
“如果得不到有效的控制，工作就会涌向那个能干的人那里，直到他被淹没在工
作中”
………… Charles Boyle
“当生活对人们提出更高的要求，甚至超过了人们对生活提出的要求时，通常都
是这种情况，我们对生活的憎恨几乎象我们对死亡的恐惧一般根深蒂固。
”
………Tom
Robbins
1。6。鱼和熊掌兼得，压力和失败同在
你会下意识地想起自己的所有承诺，有大有小，有个人事务也有职业问题，
而他们都存储在“心理
RAM”中，除非你进行有意识的、客观的搜索和检查。
然而，你的心理这部分并没有办法追朔和确知过去与未来，因此，一旦要求同时
接管两件未完成的事情，自然会令你感到沮丧和焦虑。你身上富有创造力的那部
分机能试图要同时完成这两件事，然而这是不可能的。
尽管去做：消极的还是反应的？
有些人最近评述说，我“尽管去做”的方法比其他那些一开始就强调优先事
项和“整体情况”的计划更“被动”。这种批评其实也不难理解。在我们从事多
数工作中，我们首先关注的就是你办公桌上堆积如山的文件与邮箱里充斥的数千
份电子邮件等，我们并没有一开始就重点分析你为何将这些事情堆积如山或是怎
样按事情的轻重缓急去进行整理。然而，我们有一种貌似疯狂而实为理智的行为。
将你的时间和精力都耗费在自己身边细枝末节的问题上，这种做法堪称一种
消极的做法。但是，果真如此吗？你让这些信息进入了自身世界，无论是从生理
上，还是心理上，而你对他们的反应（或缺乏反应）正在直接影响着你的精力和
能力，那种听任全部心理资源只会和调动的能力。