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解决这个问题的方法倒也简单，就是给列表中的每个任务标上权重值比如，你可以用1 … 5分进行标记。但是请注意，不要象某些书籍建议的那样使用 1 … 10的分值，因为大多数情况下，我们很难那样精确地分辨我们要做的事情的重要程度。实际上，我认为对大多数人来讲，用1 … 3的精度已经足够，因为 1 … 3的分值基本上可以代表：
1。 不重要
2。 一般
3。 重要
当然，根据你的喜好，也可以用1，0， …1来进行标注。做同样的事情有很多种方法，选择你自己喜欢的方法往往是最优的策略。就好像大家常听到的那样，孩子就是自己的好。
甚至，我建议最初的时候，只要给每个任务非常简单地标注“重要”和“不重要”就行了。这样，标注就会变得更简单，你只要在重要的那些任务之前加上一个表示重点的符号就可以了比如星号。有人喜欢“米”字星号（*），我个人喜欢一笔就可以画出的五角星（☆），当然，更简洁的方法还有一个就是把那个任务圈出来，或者在那个任务之前画个圈（○）。
等你尝试着去给你要做的事儿标注权重的时候，你会发现，实际上并没有那么容易，即便，你只用最简单的方法进行标注只标注“重要”和“不重要”。因为你必须分辨“真的重要”和“显得重要”，以及“真的不重要”和“显得不重要”。
任务
重要
不重要
真的
√
×
显得
×
√
你需要重新审视一下已经被标记为“重要”的那些任务。因为其中必然有一些只不过是“显得很重要”而已。而你还需要重新审视一下那些被你认为“不重要 “的任务，因为其中总是有一些实际上是”显得不重要“而已。于是，你只好去修改某些权重标注。不要害怕修改。相信我，完成任何一个任务（你现在制作”时间预算“同样是一个任务）的过程中，修改都是不可或缺的内容。你在修改，就说明你在进步。很多人一生最终一事无成的原因，就是因为他们是脆弱的完美主义者，天真地希望自己可以在这个不完美的世界里完美地生存所以注定以失败告终。（我现在写的这些文字，最终也是注定要反复修改许多次的……）
判断一个任务是否”真的重要“，其实只需要一个标准：就是看这个任务的完成是否对你的目标达成是否确实有益。可是，作为一个正常的、各种器官完整健全的、拥有七情六欲的普通人来讲，不挣扎一下，就很难完全专注于这个最关键最根本的决策标准。
比如，每个人都喜欢做有趣的事情，往往并不关心这事儿到底有用还是没用。可问题在于，有趣的事不见得有用呢！
要做的事情
有用（对目标达成有益）
无用（对目标达成无益）
有趣
√
×
无趣
√
×
如果，你甩甩头，强迫自己理智一些，就会知道，无用的事情，哪怕非常有趣都不应该去做；而有用的事情，哪怕非常无趣，你都应该做。但是，请你认真面对你自己，过去你一直是这样用理智指导你的行为的么？
往往，审视一下自己的生活，你就可能会痛苦地发现自己经常仅仅因为非常有趣就去做那些其实无用的事情。比如，在三月份的时候设定了一个目标六月份参加托福考试。可是到了五月底，你才发现其实过去的两个月里，你做的最多的事儿是跟朋友打牌或者泡吧。再比如，你在早上决定白天要背200个单词，可是背到第20个单词的时候，朋友来电话说要请你吃饭，然后你就去了，喝多了回来，直接上床睡觉甚至连最重要的习惯都放弃了记录你的时间开销。
不用跟任何人学习，每个人都或多或少，或清楚明了或含混不清地有自己的目标不管是什么所谓的”理想“或者”痴心妄想“。那你现在就开始参照着那个你自己的哪怕是”不切实际“的目标作为标准来判断吧判断每个任务的真实属性。然后选择”真的重要的“或者”显得不重要的“
相信我，养成任何一个哪怕很小的习惯，都需要挣扎的。然而，貌似痛苦的挣扎过程，在将来的某个时刻终归会变得其乐无穷。
3。e 审计时间开销
现在你已经连续好多天记录你的时间开销了。你有两个习惯：每天早上制作时间预算，每天晚上记录时间开销。那么，另外一个习惯就非常自然了：每个星期找一天花上一个小时，审计你这一周预算和实际开销。其实，你在每天晚上在记录你的时间开销的同时，就在不由自主地审计你当天的预算和实际开销了。
当你浏览你上一周的时间开销记录的时候，你会发现有些项目属于固定支出，例如你的睡眠时间，饮食时间，洗漱时间，锻炼时间等等。而另外一些时间是突发支出，比如参加朋友的生日聚会，去某个地方的过程中堵车长达一个小时，计算机突然出了问题所以工作不得不停止等等。
经过一个星期左右的记录、观察、回顾、思考，你就明白，有些事情不必再记录了例如那些固定支出之中的大部分。而同时，每天早上在制作时间预算的时候，你不会再那么天真地把每一分钟填满了因为你现在更加清楚地知道并平静地接受总是有意外出现。
尽管时间总是不够用，其实你大可不必一定要从每一个地方削减时间成本。有些人只会使用最为简单粗暴的方法削减时间成本例如，熬夜不睡觉，或者干脆忘了吃饭；甚至，如果手里有很多的事儿要做而且今天不需要出门，那就干脆不洗脸不刷牙当然，更有甚者，就算出门也干脆不洗脸不刷牙！
提高时间使用率的最直接的方法就是同时做两件事儿。
哈，”一次只做一件事儿“是所有的所谓专家对你千叮咛万嘱咐的铁律。可是，他们哪种说法明显过分简单化。事实上，大约从你有能力记事儿开始，你的大脑已经就是很完美的多任务操作系统了并且我敢打赌肯定要比你的计算机上所使用那个倒霉windows操作系统优秀的多！你从来都可以边吃饭，边看电视；你可以也经常边看书，边听音乐；再比如，你可以观察到另外两个人可以在相互说话的同时各有所思……
同时做两件事儿的诀窍在于，1） 其中一件事儿最好是机械的，少点技术含量的；2） 另外一件事儿不是特别需要大量脑力支持的；3） 两件事儿都应该是确实有效用因而值得时间投资的。比如，我去健身房跑步的时候，往往可以带着MP3听完Teaching pany的系列课程中的一个Lecture。这时候我在同时做两件事情：跑步锻炼身体，和吸取新的知识。
这时候，三个条件都满足了。1） 跑步锻炼身体（其实健身房里的所有活动几乎都是如此）是比较机械的活动，几乎根本无须花费脑力；2） 听audio book，尽管需要脑力，但其实也不需要100％集中注意力；3） 锻炼身体于我意义重大，而听audio book，对我来讲，比听流行歌曲有更多的效用当然，另外一个原因是，古典音乐对我来讲过于高雅了，一直就没体会到过它传说中的优美。
有些时候，同时做两件事儿时比较难的，比如，在背单词的时候，同时听吐字清晰的歌手唱着特容易上口的曲调就很难；写文章的时候，同时看一部剧情复杂的惊悚剧就难上加难。请你自己看看这两种情况没有满足以上三个条件中的哪一个呢？想象一下所谓的多任务操作系统windows为什么会死机，你就知道了。
请你做一个小练习。看看你的时间开销账单上，哪些事情可以在满足以上三个条件的情况下同时做呢？把他们罗列出来，挑出一组你自己觉得最可能容易实现的，作为你的起始练习。用不了一个星期，你就会发现，这其实是一个很容易就学会的本领。并且，由于它很容易学会，又很快让你体会到效果，所以会令你很难不痴迷于这种本领到那时候，你就会更容易地发现你能够同时做的事情了。
这里有一个小小的说明，越是记忆力好的人，越可能有能力同时处理两个任务。如果把你自己比喻成一台计算机，那么，你的思考能力就是CPU；你的记忆体有两个，短期记忆在内存中，长期记忆在硬盘里。这么看来，你要想办法提高你的记忆力和记忆容量，因为你也知道，内存太小了，机器就会变慢，或者蓝屏，甚至死机。而你的CPU频率，也并不是一成不变的，随着你的记忆容量的增长，运行时间的不断延伸，你的思考能力会不停地加强，于是，你的多任务处理能力就会进一步提高。
事实上，花时间去进行脑力活动是最值得的。所谓的脑力活动往往可以粗略地分为这样几个部分：输入信息（阅读、观察），处理信息（思考），输出信息（记录、写作、创作、分享、教授）。大多数情况下，思考往往是一个被动的过程（尽管通常人们认为更应该是一个主动的过程）思考需要刺激，而最好的刺激，就是不停地输入信息。所以，在做一件机械的事情的时候生活中有很多机械的事情是非做不可的想办法做一些输入的行为吧。
出门坐车的时候，别忘了提前准备好一本还没来得及读完的书；如果在途中不小心很快读完了（所以可能应该准备两本书），就想办法观察一下周遭的世界；没什么可看的时候，就最好没有忘了带上纸和笔，所以你还可以随手记录一下刚刚闪过的念头。尽管不是所有的时候你都可以同时做两件事情，但是，总是有一些时候你可以同时做两件都很有意义的事情。
3。f 使用列表减少失误
列表（List）从来都是最有效的组织工具之一。据说用来组织或者管理的列表可以分为很多种，比如，任务列表（Task list）、待处理列表（To…do List），还是核对列表（Check list）……尽管我个人觉得那么仔细地分辨这些概念没有多大意义，但我确实认为列表本身确实非常有用。而制作列表、运用列表确实是一种需要练习的重要能力。
先说一个列表给我带来好处的例子。很久以前，我发现自己经常到超市买东西回到家之后非常懊恼：“怎么又有两样东西忘买了呢？！”于是，我便养成了一个去超市之前做列表的习惯。
如果我决定今天去超市买东西，那么，早上醒来，我会拿出一张纸，罗列出我要买的东西，然后贴在我那墙上的小白板上而不是直接去超市。一般来讲，到了上午9点钟，可能我会突然想起来还有一样东西应该填到那个列表上；到了10点钟还可能要补充一下，而11点钟也许又要加上一个……到了下午两点的时候，我就可以去超市了。每买到一样东西，就在列表相应的位置上打一个对号，确定在超市里买不到，那就在相应的位置上画一个叉……这样，等我到家的时候，就不可能会因为忘买了什么东西而懊恼了。
制作这个列表（这应该算他们说的核对列表吧？）的好处，我已经说清楚了。不过，你可能没注意到的是这个：如果我没有制作这个列表的话，那当回到家之后为了自己的粗心懊恼不已的时候，我所面临的实际上有两种可能：1）我要买的东西超市里确实有，但我自己忘了去买；2）我要买的东西其实超市里根本没有，所以，回去了也没用！于是，你就可以想象当我懊恼不已的同时却又不得不重新回到超市的时候，竟然面临的是第二种情况，那肯定会被气个半死，并无可奈何 可是有一件事情是确定的：时间已经被浪费掉了。
所以，制作一个列表，往往会使自己做事井井有条，并保证自己不会没必要地浪费时间。不过，在长期使用列表的过程中，我发现确实有些经验值得分享。
（一）大多数情况下确实没必要制作列表。
有些专家建议要处处使用列表，据说是只要养成习惯，就不再是压力了。可是，我知道有些习惯一旦养成必然产生副作用。比如，每天记录金钱收支肯定应该是一个相当不错的习惯；但是，养成这种习惯的人都会不由自主地变得非常小气，往往说好了请朋友吃饭到结账时却提出最好还是应该AA什么的。我觉得一个人不应该给自己定下过多的规矩，因为那明显是做不到的，并且，期限越长越是如此。度的问题只能由自己根据实际情况把握。反正，基本原则是：一个人不能过分苛求自己尽管同时也不应该过分放纵自己。去参加会议之前，应该准备一个列表记录自己应该提出的种种设想，这是合理的。但是，去约会的时候，非要提前制作一个列表记录第一步干什么下一步干什么最后做什么明显是多余的。
（二）最好的列表记录工具是纸和笔。
最好干脆有一个本子，里面夹着一支笔，然后随身携带。我的建议是尽量不要用安装在台式机或者笔记本电脑上的列表管理软件尽管，那些程序都设计得非常好，但是，远不如纸和笔来的方便、有效。台式机上的数据不大可能随身携带，尽管你已经有过若干个U盘其中的一些已经丢了；存在互联网上的数据也不是随时可以调用的例如你在出租车上的时候。笔记本电脑倒是可以随身携带，但毕竟远比纸和笔笨重；从待机状态恢复到工作状态往往需要等30秒以上；最要命的是，万一电池中途没电了还可能产生文件损坏的情况。现在有更加精巧的电子产品：掌上电脑（PDA）、智能手机（SmartPhone）。但我依然不建议使用：1）价格还是相对过于昂贵；2）操作系统以及其他软件都依然并不可靠；3）电池还是问题；4）输入依然不够方便；5）容易丢失（越贵的东西越容易丢？）……不过，不得不承认掌上电脑在近两年已经有了长足的进步，我相信终究有一天它会彻底替代纸质的笔记本。
（三）列表没必要工整。
列表的读者往往只有我们自己，所以，那个列表只要自己能看懂就好了。用最简便的方式记录是最合理的：大量的缩写、箭头、线条、对号、叉号以及各种各样的符号和圈圈框框……除非迫不得已，整理自己的列表、重新誊写自己的列表、或者给自己的列表分门别类，几乎都是彻头彻尾的浪费时间。每个人都有整洁的习惯，只不过是表现的方式不同。比如，我可以忍受房间里稍微乱一点，也常常拖上好一段时间才去理发，但绝对不能忍受书架上的哪怕一点点的不规则，或者自己的 windows桌面上有任何除了垃圾桶之外的图标。所以，你很有可能跟我一样，突然发现自己着迷于把各种列表做得工工整整那你就要小心了，因为这是“ 强迫症”患者的典型症状之一。所以，我建议你像我一样，有意识地控制自己不要去做那些没有实际意义的事情那是在浪费时间。
（四）列表一定要随手可及。
你做列表的时候可以用铅笔、圆珠笔、钢笔、签字笔、或者任何其他可以写的出字的笔当然不推荐使用毛笔；你可以使用任何一个本子上的某一页纸，可以使用专门的黄色便条纸，也可以在墙上的白版上写……方便第一。但是，那个列表必须随手可及。如果你今天一天都在家里，那列表记在你一抬头就可以看见的墙上的白板上可能好一些；如果你一天都在办公室，那么在办公桌的围栏上贴黄色便条纸就是很好的选择；如果你确定今天你要做的工作几乎都在电脑上完成，那么 windows vista边栏上的便笺小工具就非常方便；如果你今天要在外工作，可能去好几个地方，那么，PDA或者随身携带的小笔记本才应该是不错的选择。其实我并不喜欢那些花哨的、标价几十块元的、甚至是皮质封皮的所谓高级笔记本，中看不中用。最搞笑的是我在一个朋友那里看到他有很多那种高级的本子，但都是新的。我很奇怪，问他为什么不用掉？他说，这么精美的东西，有点舍不得写东西上去！我晕。精美与否并不重要，关键在于要随时可以看到，随时可以书写和标记。
（五）最重要的任务永远只有一个。
我见过很多专家讲解任务的重要与否与紧急与否之间的关系，以及如何分配任务的优先级。道理是很清楚的：要先做既重要又紧急的；不重要不紧急的当然不用理会；如果是紧急的却不重要的，大可不必理会；要是重要的却不紧急的，反过来要优先处理……然而，我的观察却是大多数人面临的真正问题并不是这个道理弄不清楚，而是在于无法分辨“真的重要”和“显得重要”，以及“真的紧急”和“显得紧急”。判断一件事情是否真的重要的标准只有一个：是否对你的目标（无论是长期，还是短期）的实现有益。然而判断一个任务是否真的紧急的标准却没那么容易，因为你总是觉得每一个都很紧急。不过，经验告诉我们，真正紧急的事儿少之又少，十万火急几乎只是出现在故事里。不信你就尝试着把所有你觉得紧急的事儿延迟一段时间再处理，如此坚持一个月左右。�