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不过，值得注意的是，不要因为准备得过于充分而浪费了大家的时间。因为你在会前准备得很充分，所以往往胸有成竹，在会议开始后便侃侃而谈。这当然是一种好的现象，但是，过分准备也往往带来〃负效果〃。会场上很可能会出现这样的情形，那就是你当了整个会议的主角，忽略了其他与会者的存在，使得你发言中所讨论的议题占用了过多的时间而接下来要讨论的议题往往得不到充分的讨论，或者时间已晚，这些议题不得不被搁置下来成为遗留的问题。
所以，要提醒一下与会者，既要仔细推敲、认真分析，又要在会议进行中适时、适地、适度地发表见解。
4。案例：列宁主持会议的艺术
列宁十分善于主持会议。1914年他曾提议：（1）报告人的发言时间是10分钟；（2）发言人的时间第一次5分钟，第二次3分钟；（3）发言不得超过两次；（4）表决同意与反对的时间是1分钟；（5）例外情况应根据人民委员会的特别会议。开会时，列宁把怀表放在桌子上，以便监督每个发言人的时间，给人以争分夺秒的紧迫感。每当一位代表发言时他总要叮嘱一句：〃简短一点，谈最本质的问题。〃当发言者的时间接近规定时间时，列宁总要敲敲自己的怀表，以示提醒。如果有人以为自己的发言还是〃正题〃而要继续发言时，列宁总是说：〃这不是正题，而是『乱』题了。〃列宁非常尊重人。不管谁发言，他总是把食指放在耳边，集中精力听每一细节。〃甚至在对问题已经有了一定的看法以后，还善于听取别人的意见。在这种情况下，他微微眯起一只眼睛，俏皮地看着对方，脸上『露』出微笑。〃列宁在一般情况下不打断他人发言，只有在发言人违犯了会议制度时他才打断他人发言。列宁还十分注意文明用语，如常用：〃请您说吧。〃〃您认为怎么办呢？〃〃对不起，您发言的时间已经没有了。〃等。他总把自己置于和与会者平等的地位上。他鼓励与会者畅所欲言、毫无顾忌地把自己的意见谈出来。当他听到正确的观点时，马上说：〃请把您的建议口述一遍。〃当他与人发生意见分歧时，总是悉心听取别人的意见，从不压制不同意见，不把个人意见强加于人，而是通过辩论，以理服人。如果会议以多数票通过与列宁意见不同的决议时，他总是无条件地服从。如果事关原则，他也只是按组织程序把自己的意见反映给上一级领导机构。
1920年4月，列宁建议人民委员会通过了《关于不准时出席会议的处理办法》，规定人民委员会会议第一次迟到超过10分钟者，给予警告处分并载入会议记录；第二次迟到者作旷工处理，扣发当月工资；第三次迟到者登报批评，连续迟到超过三次者，解除其职务。列宁在〃任何时候，任何场合都从不迟到〃。他在会上发言，言简意赅，一般都能在规定时间内结束。如果问题重大、复杂，在一次发言时间内讲不完，他也自觉停止发言。留待下次发言时再谈。
四、创造良好的工作环境
1。办公室内部社会『性』环境
良好的工作环境，可以使工作人员以轻松的心情面对繁杂的工作，以积极的态度主动做好本职工作。因此，创造一个良好的工作环境是很有必要的。
办公室内部社会『性』环境首先表现在人际关系上。办公室人员在工作中，要同本室其他人员发生多种联系和交往，这就会逐步形成办公室特定的人际关系，这是影响办公效率的〃软环境〃。在人际关系淡漠、冲突和对立的环境中，办公室人员会产生心理隔阂，处处表现出不友好、不合作，拒绝领导，谨小慎微，忧郁不欢，或者爱争吵，相互敌视、拆台，在这样的环境中，办公室管理势必不能顺利进行。
办公室内部社会『性』环境还表现在组织气候上，管理学中对组织气候曾有不少研究，在办公室中具体表现在对办公室管理目标的认同，其成员对决策的关心和参与制定的程度，干部与群众的关系，工作中的信任与支持等方面。如果在这方面未形成良好的组织气候，就难以使办公室人员有愉悦的心理体验，相反产生离心力，导致其行为的消极。
办公室内部的社会『性』环境还表现在室风上，一个人，由于家庭背景、文化修养、政治思想觉悟、道德品质的差异而形成不同的个『性』特征。一个办公室在长期的工作中，也会形成有异于其他部门独特的室风，包括全体人员的价值观念，领导者领导管理的风格，办公室人员的工作作风，对规章制度及组织纪律的遵守以及室容、室貌等。空风一旦形成，就会变成一种巨大的心理制约力量和能动的环境力量，使得生活在其中的人自觉地约束自己，并使自己的行为符合群体的规范。
2。办公室外部社会『性』环境
按照系统论的观点，一个组织处于整个社会的大系统之中，办公室则又是一个组织中的更小的系统之一。办公室工作的『性』质与内容就决定了办公室工作要与社会、与本单位其他部门发生各种各样的联系，要受到社会和组织的各种影响。例如，党和『政府』部门制定的有关行政管理和办公室工作的各项政策、法规，本单位的发展水平和工作状况，办公室所在地周围的环境、经济条件、地理条件、风土人情、民族习惯等，现代化办公技术的发展状况都会有形或无形地影响办公效率。
如果说，办公室的自然环境是办公室的〃硬件〃环境的话，那么办公室的社会『性』环境就是办公室的〃软件〃环境。良好的〃硬〃环境有利于形成理想的人际关系、组织气候，协调的〃软〃环境能推动办公室自然环境的不断改善，两者相辅相成，促成办公效率的提高。
3。创造良好的社会环境
（1）和谐的人际关系
办公室领导要为形成良好的人际关系创设条件。要加强办公室内部的信息沟通，各类人员之间、各部门之间应疏通各种正式的、非正式的联络渠道，广泛联系，互通信息，扩大工作的透明度，增强相互的理解和支持。
要强调办公室人际交往中的规范『性』，以制度的形式明确规定其成员的行为规范，要求坚决贯彻执行，并辅之以耐心细致的思想政治工作。
（2）良好的组织气候
良好的组织气候表现在全体办公室人员对办公室工作目标的一致认同，关心本室各项工作的完成。办公室领导在进行决策时，能充分听取广大群众的意见，增加决策的透明度、民主『性』和科学『性』，群众也乐意关心本室的发展与前途，积极出谋划策。在工作中，能正确运用各种激励措施，关心群众的切身利益，干部群众形成水『乳』交融的关系，办公室各部门与部门之间关系融洽，相互信任和密切合作。重视正式组织的功能和作用，同时也善于发挥非正式组织及小群体的积极因素，克服其消极作用。
要在办公室内形成一种为全体成员共同遵循并得到同化的价值体系，作为准则和积极的思想作风，独特的风格和精神，是联系和协调一个办公室所有成员的纽带，是办公室的灵魂，它稳固地支配着每一个人的行为方式，并在人们的行为中打上它的烙印。
办公室的管理实践证明，有了一个良好的内部小气候，即使工作艰苦繁重些，物质待遇稍少些，大家也能同心协力，克服困难，搞好工作。相反，没有一个良好的内部关系，即使物质条件再好，即使工作再轻松，哪怕是整天坐着没事干，也难免人心离散，贻误工作。
（3）良好的外部关系
建立办公室良好的外部关系，实际上是一个办公室公共关系问题。现在人们对公共关系的重要『性』认识越来越深，有人提出公共关系应是管理的一项职能，它可以帮助一个组织建立并维持与公众之间的交流、理解、认可和合作，这是有见地的见解。
1办公室在创设良好的外部关系中应采取积极主动的态度。
2要维护和利用四周环境条件，创造天时、地利、人和的工作环境。
五、接待工作
1。接待准备
接待是欢迎客人来访所做的一整套工作。在社会交往中接待来访客人是一门艺术。作为每一个单位、家庭或个人，能文明、礼貌、热情、恰当地接待客人，就会赢得朋友的尊敬和爱戴，反之，如果不注意言行举止，或礼貌不周，就会得罪客人，失去朋友，造成社交的失败。
（1）接待预约
接待预约是接待前的第一项准备工作，这是与客人发生交往的构想及安排。主要有两点：
1邀请
邀请的方式可分为口头邀请、电话邀请、书面邀请、登门邀请及邮信邀请等。
口头邀请是向被邀请者以谈话的方式发出邀请，这多在一些活动较为简单的场所中应用。电话邀请是通过电话通讯的方式向被邀请者发出邀请。口头和电话邀请语言要恳切，表述要清楚。
书面邀请是以书面的形式向被邀请者发出的邀请，这是正规的邀请，它有特定的格式。书面邀请的形式又分为三类；一是发〃请帖〃，又叫〃请柬〃，这是一种有具体被邀姓名的邀请，较为简明；二是发〃广告〃邀请，这是一种没有具体被邀请者姓名的普遍『性』的邀请；三是〃邀请信〃，这是一种较为复杂的书面邀请，要写成一封信的形式。
登门邀请是邀请者亲自到被邀请者寓所或单位发出邀请，以示重视。
邮信邀请是通过邮电局把书面邀请件寄给被邀请者。
邀请的方式很多，采用哪一种应根据亲疏关系和实际情况而定。有时是这几种方法综合运用，发了书面邀请后，又用电话催请，然后再登门邀请。
2访问
一般访问，对方都要采取一定的方式预约。
（2）接待规格
接待应根据来客的情况确定规格，当然接待的态度要求都是一样的，这里说的规格主要指接待的条件及领导的陪同。接待规格过高，影响领导的正常工作，接待规格过低，影响上下左右的关系，因此要了解接待规格。
1高格接待
高格接待就是陪客比来客职务要高的接待，大致有这样几种情况：1。上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见；2。兄弟单位领导派员到本单位商谈重要事宜；3。下级同志来访，有要事要办等，这都要本单位主要领导出面作陪。
2低格接待
低格接待是陪客比来客职务低的一般接待。这在基层单位较为常见。大体有以下几种情况：上级主要领导部门或主管部门领导来本地视察，搞调查研究；老干部故地重游，这种接待主要是安排好食宿交通工具、陪同及引导人员；老干部和上级领导路过本地，短暂休息；外地参观团。上述几种情况，接待不可兴师动众，本单位领导一般出面看望一下就行了。
3对等接待
对等接待即陪同与客人职务、级别大致一样的接待，这在机关接待中是最为常见的。客人来的什么级别，本单位也派什么样级别的同志陪同，本单位较高层次的领导看望一下就行了。接待的规格一般由本单位办公室负责同志来定。
2。接待程序
接待客人，一般有以下三个程序：
（1）引导客人
在车站、码头、机场或其他地方接客人时，应有礼貌地问清楚客人的有关情况，不要接错了人。接到客人后，应主动地打开车门。以手致意让领导和客人先上车，关上客人坐的一边车门，自己后上。
小车的座位也有讲究，一般的上下顺序是：后排右座为最上，后排左座为次，前排司机旁座位为下。应请来宾或领导坐在后排最右座的位置上，陪客坐在来宾的左侧，如果有两个宾客，陪客则应坐在前排司机旁座位。让客人车时，应让客人从右边门上车，陪客不要随客一齐上车，等领导和来宾坐稳后关住右边的车门后再从另一个车门上车。车到目的地后，陪客应先下，为领导或客人开车门，请他们下车。
陪客走路也有个顺序，。一般是走在前右边的位置为上，应让客人在自己的右侧，以示尊重。如果是前排三个人，中间为上。如自己是主陪，应并排走在客人的左侧，不能落后，如果自己是暗访随同人员，应走在客人和主陪人员的后面，不能并排或在前面。随同领导外出，一般应走在领导的两侧偏后一点或后面。走路时，步调应和领导或客人保持一致。
客人下汽车后，引导走路时，如客人手提有公文包或其他东西，可以说帮客人提一提，如果客人执意不肯让提，也不可勉强。如果距离较远，走的时间较长，不要闷头各走各的路，要讲一些较得体的话，如介绍一些风土人情、名胜古迹或本单位的一些情况等。
当走到拐弯或楼梯的地方，要伸出一只手来指方向，并有礼貌地提示朝哪个方向走。
（2）宾主见面
握手是最常见最普通的礼节形式。要亲切握住对方的手，一般握一下即可，并且要自然大方，不可懒洋洋，有气无力地伸出手去，握手时不必同时弯腰。
一般情况握手不要握得太紧，不要长时间握住对方的手，也不要抓住对方的手使劲摇动。男子与女子握手时、应等女方先伸手，往往只握一下『妇』女的手指部分，如果女子不愿握手的话，也可以微微欠身鞠一躬。
握手有先后顺序，一般是：先由主人、年长者、身份高者、『妇』女先伸手，客人、年轻者、身份低者先问好再握手。军人在握手时，下级应向上级先敬个礼后再握手，人数多握手时，要待别人握完冉伸手。
（3）身份介绍
身份介绍有两种情况，一种是自我介绍，一种是引见介绍。
自我介绍一般是小型的会见，或者是主宾两个人的会见。客人应先介绍：〃我叫xxx，是xxx单位的。〃主人应马上接下来说：〃久仰，久仰。〃然后主人再作自我介绍，自我介绍之后，双方握手，落座。
引见介绍通常是由第三者、陪同人员及秘书介绍，引见介绍时应注意两点：一是有礼貌地以手示意，但不要用手指指点，应简要地说明被介绍人的所在单位、职务及姓氏，如〃这位是某某大学校长xxx同志〃。二是引见介绍的顺序，一般是先把身份较低、年纪较轻的介绍给身份较高、年纪较大的同志，把男同志先介绍给女同志。如果是几位客人同时来访，应按职务高低依次介绍，职务相同时，应先介绍年纪较大的。
3。涉外接待
接待外宾要热情友好，不卑不亢。接待外宾，应热情地打招呼，根据他们的『性』别、年龄，分别称呼他们〃先生〃、〃小姐〃或〃夫人〃，不要以我们国内的习惯称呼去叫外宾，如〃同志〃、〃师傅〃、〃领导〃等。
在接待海外来宾时，要彬彬有礼，既不能阿谀奉承，又不能盛气凌人，对他们提出的困难，尽可能帮助解决，对于他们送的小费、礼品，尽量婉言谢绝。如果对方确有真情实意，无法推托的，可留下有纪念意义的小礼品，对他们表示感谢，也可回赠他们一些小礼品。
避免与来访者『乱』攀亲友，或者要求带自己出国，或要求送自己的子女到国外工作、学习。更不能丧失国格人格向外宾索要礼物。
无论穿任何服装，都要整洁、整齐、挺直。衣服要熨平整，裤子要熨出裤线，衣领袖口要干净，皮鞋要上油擦亮。穿中山装要扣好领口、领钩、裤扣，穿长袖衬衣要将前后摆塞在裤内，袖口不要卷起。穿短袖衫时，下摆不要塞在裤内。长裤不要卷起。男同志在任何时候都不能在室内戴手套、帽子。在室内也不能戴墨『色』镜，并且在任何情况下都不能穿短裤参加涉外接待活动。如果在家中接待外宾，更不能赤脚，或只穿内衣、睡衣、短裤。
不管哪一级的外事接待人员或是兼管外事工作的干部，在外事活动中，都应坚决维护国家的主权和利益，维护民族尊严，严格按照党和国家的方针政策办事，严守国家机密。在外事接待工作中，与外宾往来应加强组织纪律观念，有高度的责任感，自觉遵守纪律，如实反映情况，严格执行请示报告制度，不许背着组织与外国机构及某些人员私自交往。
接待外宾的准备工作一般是了解上级意图，了解外宾的有关情况，制定接待计划报上级机关批准。接待人员包括翻译和导游都要了解和熟悉整个接待计划。
根据外宾的身份，安排有关领导去接迎，并派好车辆，提前到车站、机场。
外宾下车或下机后，要及时向陪同人员，索取行李卡和有关证件，并交管行李的同志和有关单位。及时向外宾致欢迎词，翻译要介绍迎送的接待人员，发放导游图及宣传品。
一般由接待负责人出面，与外宾来访团团长和�