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中国在世界中-第19部分

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    你当然可以挂电话。但在很多时候,你必须先在机器上留言才能找到对方。按动按钮,很多录音电话在问你一些问题后,会自动接通你与对方的电话。这些机器与音质按钮电话连接在一起实际上取代了总机接线员。录音电话在当今社会已成为商务上不可缺少的工具,它极大地提高了工作效率,使人们能够留出一定的时间回电话,免除了一天工作中的干扰。在这种情况下,留下你的姓名、电话号码经你挂上电话,隔几分钟重拨一次更可能找到对方。

    六、实用商务英语写作礼仪

    入世后,代理业的国际化对英语的写作要求提上了日程。商务英语写作其实也有很多礼仪知识得掌握。

    1。写作语言的恰当风格与语气

    在商务交流中,带有『性』别歧视的语言很可能是最共同的偏见形式。下面的五个准则会帮助你将之从你的书面文字中去掉。

    准则1:通过使用无『性』别意义的词或词组来将所有人包括在内,避免使用仅仅具有男『性』或女『性』意义的词。

    注意:为了避免在需要使用全称单数人称代词时而使用〃他〃,可以使用下面的技巧:(1)改变句子的措词,去掉带有『性』别的词(2)将句子从单数变为复数(3)用one,you,he or she,his or her来代替男『性』的代词。不要多次重复使用同一种方法,因为那样会导致单调的重复。

    准则2:在文中要平等地提到男『性』和女『性』,在提法上要具有一致『性』。在文中第一次提到一个人时要使用全名,随后可使用姓或名字。

    准则3:避免不必要的称号和模式化的称呼。使用通用的全称称呼或者对男『性』和女『性』都适用的词语。

    准则4:在工作头衔的词语上,避免使用带用〃man〃或〃woman〃 的前缀或后缀。

    准则5:当需要以『性』别来意指人的时候,使用彼此平行对应的语言。

    2。注意要简洁

    简洁是指用尽可能少的词来完整地表达出想要表达的信息。无论在时间上还是在金钱上简洁会增加有效『性』并可能会减少成本。如果你想简洁地进行交流,冗长的词语和罗唆的赘言是应该克服的主要问题。

    赘言是指用太多的词语表达太少的语意。比如,你想在信函中将下列句子写给客户:〃按照贵方的要求,我方将寄去500份货物装运单〃。你写成:〃1n compliance with yourrequest,i am sending you a large number of shipment forms。这句话中的信息可以用更简洁的方法表达:〃as requested,i,m sending you 500 shipment forms〃。你也许会注意到,第一句话几乎用了比第二句话多一倍的词语。

    3。内容清晰

    商务活动中的许多误会很多时候都是由于不清楚的信息造成的。因此,如果你想让你的商务信息清晰明白,尽可能使用具体的词语。下面三个指导准则会帮助你提高你商务写作的清晰『性』。

    (1)在抽象的术语前加上某些词语,使之更清晰完全地进行定义或解释。

    (2)通过在引入某一抽象术语之后用句子进一步地对之进行解释,来使抽象的概念少一些抽象『性』。

    (3)当某一术语或概念对你信息的表达非常重要的时候,尽量使用最具体的词语。

    4。感情要真诚

    在商务写作中,表达真诚之意是你会遇到的最难的事情之一,但它却是最必要的。仅有诚实的意向是不够的,你需要在书面信息中将之传达出来。在交流中传达真诚的主要因素有:表现自信,不做过多的奉承,避免表现不必要的谦恭。

    表现信心:传送缺乏信心的信息当然会引起对方对你的疑虑,相反地,表达出自信可帮助你实现目标。但也要避免过度自信

    听起来过分具有信心绝对不会带来益处。如果你表现得过分想当然,对方会认为你是专横而傲慢。在过度自信的陈述中,使用以自我为中心的口气,会令对方不愉快,并会对你的信函内容大打折扣。

    使用含有惊讶、惊奇、震惊之意的词语。诸如:〃我们很震惊地得知……〃 和〃你所遇到的资金问题真是令人罕见〃这类的表达都不完全是真实的。对方知道是这样并会出现负面的反应。请看下面的例子:

    不真诚的语气真诚的语气

    当我们得知贵方选用了x牌子产品时,我们深深感吃惊。

    真诚的语气

    多谢贵方考虑我们的产品,当你们下次询盘时请告知我方。我们会为贵方提供质量与价格最具竞争力的产品。

    通过对上述例子的对比,我们来看,哪一种陈述会有损日后彼此双方的交往?左边的说法采用了冒犯的语气,右边的说法则是积极的,有建设『性』的,诚挚的。因而,在任何情况下,要将具有惊愕、惊奇等含意的语言从商务文书中去掉。

    避免使用命令或烦扰对方的语言

    一些试图致力于表现真诚的语言听起来很不悦耳,难以令人置信,并具侵扰或要求对方做出某些行为。这些都是应该避免的。请比较这两个例子:(从略)

    虽然在商务写作中你应该对对方表示尊重,但过度的表现会显得虚伪而不诚恳。大多数时候他们使对方尴尬,并导致对方来怀疑你的真正动机。比如:〃我知道像您这样的重要人物一定非常繁忙,但是能否请您从您宝贵的时间中抽出几分钟来……〃就不如这样说:〃我们很需要像您这样的权威人士的意见,请您抽出几分钟来……,好吗?〃

    只有在场合恰当的时候才称赞对方,这样,你的诚意才可被认可。

    这样的提醒也适用于谦恭的表现用语。例如:

    〃请您抽出几分钟来……好吗?〃就要比〃我是否可以求您帮个忙〃 的表达方式好。

    诸如〃您可否行行好……〃〃如果您……我将终生感激不尽〃〃我只是一个小职员,但……〃这类的表示方式都不必要地降低了你的地位。为了避免这样,你应该直言你的要求并说明它的合理『性』。

    5。写作范例

    (1)邀请函:例子:本集团定于 9月10、11、12日连续三天在西安展览中心举办一次新产品展览会,同时为国内外客户举办一系列讲座。

    展品由本集团100家公司提供,展品中有你们特别感兴趣的电动复印机及真空吸尘器。

    想必你们对本展览极感兴趣。我们十分乐意邀请你们参观。请于9月10日星期一下午赶到。展览会结束时间为下午6点。

    我们希望你们能应邀光临。若能告知到来时间,我们安排迎接。

    (2)感谢信

    例子:我现在已回国。在此对您给予我的极其热情、友好的接待表示衷心地感谢。与您本人和你们的董事们见面是我长期以来的愿望。现在我惟一的希望是将来你们能来我处访问。

    我十分感谢您的友善。感谢james furbisher先生带我们参观工厂。

    再次感谢您。

    (3)祝词

    例子:致欢迎词女士们、先生们:

    很高兴各位不远万里从美国来到本公司访问。各位知名人士莅临本公司,我们深感骄傲和荣幸。

    我公司全体员工将竭尽全力使各位的访问愉快且不虚此行。今天我们将向诸位介绍我们新建的工厂和研究中心。如果大家有什么问题,别客气,尽请发问。

    在此谨向各位表达我个人最诚挚的欢迎,并衷心期盼各位的来访将会卓有成效而且意义

    (4)请柬

    例子:请柬

    为庆祝威尔伯恩公司成立45周年,兹订于10月10日(周一)晚上 8时在里瑟夫币柳林街 37号举行招待会。

    敬请

    光临

    威尔伯恩公司董事会谨订

    (5)建立贸易关系信函范例

    例子:敬启者:

    贵国在本市的商务参赞处把你们的业务范围告诉了我们,而你们的业务范围又正好和我们的一致。

    我们是西安最大的电器用品进口商之一,愿意与你们建立业务关系。我们的开户银行是中国工商行银行西安支行,该行可向你方提供我方的信誉和资金情况。

    目前我们对无绳电话感兴趣,请尽快寄来最低报价单。

    谨上

    

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