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（1）选择一个有吸引力的、通风良好的房间或宴会厅，要有足够的空间，拥挤会破坏最精心设计的场合。
（2）假如宴会前举行鸡尾酒会，要肯定对酒会的掌握和截止时间均有明确的规定。（如果招待会后是正餐，则以45分钟到一个小时最为相宜；业务性的鸡尾酒会通常最多两小时。）
（3）富于想象地、有吸引力地安放餐桌，可以大大增加全面效果而不增加费用。选派一位知识渊博的人来检查这些细节。
（4）尽可能使用最舒适的座位，安排的方式要把背对讲台的人减少到最低限度。
（5）准时开宴。假如75％的客人已入席，就不要等晚来的人和散漫的人。
（6）要肯定菜肴吃起来和看上去一样好。（热茶一定要热上，而不是半凉不热的。）
（7）亲切地介绍主宾和宣布事项，但耗用时间要有限度。
（8）介绍来宾发言人或文娱节目应在宾客过于疲劳而无力欣赏以前。要确知节目单上的那些人知道应在什么时候停止（发言人应懂得20～30分钟的时间限制）。
（9）安排节目应使宾客最多坐两个半小时。
（10）按照宣告的时间结束宴会。
2订立承办宴会和服务的合同
自由参加的招待会或周年庆祝会，往往可以通过把车库或仓库改装成宴会或特别招待会的场所，进行戏剧性的安排。想象力能帮助你把预算保持在合理范围内。但有时候在公司自有建筑物之外举行会议而支出额外开销是正当的。不论是哪种情况，你的宴会承办人对活动的成功是一个关键因素。
最好的服务和安排，一般可得自与公司有经常而大量业务的人。不管安排是多么小心和周到，最后一分钟出点问题是不可避免的。有经验的总管或宴会厅领班有许多办法来保证公司宴会的成功。
有经验的宴会承办人只需要知道宴会时间和日期、预计出席人数和预算。大多数专业的宴会承办人能根据这些主要条件开展整个活动。他们能够用计划和订单提供资料，使宴会主办者最后确定预算。然而你必定仍然愿意和宴会承办人订立尽可能详细的书面协议。协议应包括：
（1）预定特别指定的一个或若干房间为举行宴会之用。假如你需要时间去安装特别的视听设备、装饰品、餐桌纪念品和座位卡，商定提前使用就特别重要。
（2）预先选定的菜单，逐道列举菜名。假如涉及自助餐或餐前小吃，要逐项具体说明名称和数量。
（3）安排烈酒的供应和控制，包括开始与终止供应时间，烈酒是按份抑或按瓶计费，还是由你自己供应，以及酒保和服务员的提供。
（4）安排小费或服务费以支付食品和酒吧服务员、衣帽间的服务员和其他人员。
（5）一般物质条件，包括楼面布置、座位安排、讲台的位置和大小、扩音器和扩音系统、放映设备、聚光灯和其它设备。
（6）可能需要补充的工作人员，诸如幻灯片或录像放映员、扩音系统操作员、保安警察、额外的衣帽间服务员和其他人员，包括每人应在岗位的具体时间。
（7）预计宴会承办人可能订购和供应的特别物品，例如花木布置、宴会帽，餐桌纪念品。
（8）安排由宴会承办人、饭店、俱乐部或餐馆提供录音带或现场的伴奏音乐和任何其它娱乐节目。
（9）有关可能取消的规定和有关主办者保证出席人数的最后日期规定。
以上所有各项应列入宴会经理的核对细则。
3价格适当的美餐
预算越有限，有创造力的计划就越重要。要记住，想象并不是代价很高的因素。要在预算和宴会承办人能力的限度之内，富于想象地寻求不同于上周宴会或宾客在普通餐馆可能看到的菜单。菜单不必精致或昂贵，以使宾客为出席而高兴。这里有一些建议：
（1）在质地、颜色和味道方面运用对比。不要在加奶油的主菜之后，跟上含奶油的甜点心。
（2）增添戏剧气氛。甜点放在“华丽的大灯台”上端上来的“动人景象”，是最容易的办
法之一。
（3）要与众不同。要考虑老一套菜单所没有的菜，它们通常都是可以弄到的，而且并不会更贵。用牛肉疏菜麦片浓汤，或浓肉汁菜汤而不用标准的汤或者考虑和苹果馅饼同样美国式的带甜奶油汁或冰淇淋的印第安布丁。
（4）熟菜必须热上，冷菜必须冷上。假使第一道菜是冷的，就带着冰上。正上熟菜的时候，不要打乱。假如节目时间很紧，就在上冷菜时宣布，上熟菜时最好避免干扰。4有关烈酒的一些令人清醒的事实
从管理部门的观点看，计划中有关供应烈酒部分比其它任何部分都要更加小心准备和控制。用简单的计算和列在下面的数字，即可看到严格控制的重要性。
事实上，不可能准确地数清招待会上的饮料消耗数字。宴会承办人、饭店、俱乐部或餐馆的经营可能是诚实的，但是除非你有自己的控制办法，否则开帐单时，你难免感到不愉快的意外。
有经验的招待会管理人员一般认为最好按瓶订购烈酒。这样，核对宴会前发出的瓶数
和宴会后的余数都比较简单。（空瓶应在最后点清时才挪走。）开着的瓶通常按每瓶的十分之
一估计，以确定不应开帐的费用。
一般可取的办法是要求所有的饮料经过计量。酒保为允许“自斟自饮”而自豪的做法会增加烈酒消耗量。很多公司认为购买按照标准配方大量调配的鸡尾酒是可取的，这样承办单位就可以在开会前调配。要备有一两种酒精成分不多的酒。决不要依赖宴会承办人或餐馆主动结束酒吧服务。这是主人的工作。结束酒吧的信号应该是秘密的，这样可以使无礼的宾客不去设法延长宴会。避免可能发生不愉快情况，可以通过指定一位有足够威望的主管人命令酒吧中止而无异议。假如鸡尾酒会在宴会之前，一般认为45分钟到一小时是最大的极限。假如只有鸡尾酒会，一般认为两小时是最合适的和最实际可行的。
为使宾客欣赏招待会，服务和时间的掌握是重要的考虑因素。不能提供合适的服务最容易把招待会变成难题。有经验的鸡尾酒会管理人员为25～100人的招待会安排一名酒吧服务员和1～2名服务员；假如人数在300人以上，就计划雇用3名酒吧服务员和4名或更多的服务员。
5管理人员需要帮助
管理宴会类似组织演出——主管人是负责全部效果、表演、费用和观众舒适的演出人。除非这个人真正有负责设计和指挥复杂集会的经验，否则他将永远不了解工作量和对众多细节的关心程度，而这些都是进行真正成功活动的要求。听其自然不可避免地带来极大的损害。管理这类性质的活动，涉及许许多多细节，没有一个人能单独完成。编列核对清单和分派工作任务是绝对必要的。
活动前的几小时，项目经理必须到现场检查。集会经理可以假定宴会承办人、各委员会和各助理均已完成他们的协议任务，但是讲效率和有经验的管理人愿意和他自己的工作人员仔细检查，以确保每项计划均已完全令人满意地执行。需要特别考虑的一些项目包括：
（1）通风和温度。要记住体温可以使室温升高。室温在开始时可以稍为凉一些，要指定不在台上就座的某人与管理部门联系调节空调。
（2）一般物品装备。检查家具确已按照计划放好，而且适合活动的实际需要。务必做到餐桌之间有充足的地方，以便宾客自由走动，柜面足以放下首席餐桌或供文娱活动之用，接待的地方有适当数量的椅子，出口处不堵塞，以及所有地方都整齐清洁和美丽悦目。
（3）特定的座位安排。仔细检查首席餐桌的安排（双向座位卡是个好办法，以免使听众中那些走近嘉宾的人为难）。假如用客人座位卡，要事先把这些卡片按餐桌号码分开放在不同的信封里，不要依靠服务员分发座位卡。
（4）烈酒的控制。确定酒吧服务的安排能使主人控制烈酒的意图得到实现。再次证实酒吧间领班对终止供酒时间完全理解。
（5）总管。再次确定服务的时间和细节。安排服务员收集就餐券（假如适用的话），并安排服务员在上甜点和咖啡以后即刻离去（由在场助手催促服务员离去是个好办法）。
（6）节目。征求各发言人的意见并协调各表演节目的人，使他们都有机会熟悉环境和安排，因为小的调整可能是必要的。如果你计划安排跳舞或伴奏音乐，就指定一名工作人员监督乐队。
（7）安排宴会后的结束工作。招待会后的烈酒盘存；贮存或归还视听设备、专用陈列品或装饰品；向服务工作人员致酬；证实招待会和宴会出席人数，以供开帐单之用；以及其它细节。下列核对细则可以协助你制定你自己的计划表。
6宴会和招待会的核对细则
对人员配备的要求：
（1）项目经理。负责计划、组织、推动和全面指导及协调工作；负责监督项目全部人员的活动，器材和设施，批准全部开销和签订的协议。
（2）设施主持人。受项目经理委派，负责物品和服务的安排，包括与宴会承办人或场地管理部门磋商、联络和协调，监督集会场所的准备和食物与饮料的供应，以及订购、运输、安置、保管和处置所有与活动有关的特殊器材和供应品。
（3）公共关系指导人。受项目经理委派，负责计划、组织和指导宣传活动；与新闻媒介保持联系；可以协助项目的开发和登记。
第一阶段（尽量提前）：
①决定集会的基本目的和主题。
②确定时间和日期。
③完成项目工作人员的指派。
④编列暂定的邀请名单，估计出席人数。
⑤制定初步预算（包括如需付给出席者报酬的经费在内）。
⑥招标承办场地和宴会。
⑦选定场地和宴会承办人并签订合同。
⑧向签订合同者提供详尽说明、会场平面图和座位计划、菜单和服务要求等。
⑨设计详细的议程或规划。
10 约请发言人、表演娱乐节目的人、致词的人，以及其他执事人员。
11设计节目预告材料和发布消息日程。
12安排预定办法，包括确定、截限和取消日期。
13向大人物和特邀来宾发送邀请信。
第二阶段（宴会前几个月）：
①订购一些特殊物品如晚会纪念品、餐桌装饰品、能起说明作用的陈列品、纪念品或奖品。
②预定额外的视听设备。
③与场地管理部门考察新的事态发展、变动或添置。
④增加工作人员，指定专人办理登记、监督烈酒控制、陪伴发言人或特邀来宾。
⑤汇集资料和订购复制品（印刷的节目单、菜单、座位表和委员会名单。）
⑥再次确定与项目有关的人的协议（会议的时间和地点，登台露面的确切时间、报酬，以及其它细节）。
⑦安排出现意外情况时的代替节目。
第三阶段（在活动开始前的时刻，如有可能，在前一天）：
①确定所有接受特殊任务的人和那些在项目中出面的人的地位和理解力。
②通知宴会承办人和场地经理最后的登记表并检查各项要求说明。
③检查房间布置，使之符合计划的要求（确保适合实际需要，餐桌之间有足够的地方使宾客自由走动，柜面足以放下首席餐桌或供娱乐节目之用）。
④检查出口，不使堵塞，并做到整个场地整洁。⑤落实特殊装饰已按计划装置。
⑥视听设备就位后，要试验其工作情况（回响不会太大，扩音系统适当，放映机焦距准确）。
⑦仔细检查首席餐桌的安排及座位卡的位置。
⑧落实酒吧的服务安排使主人的烈酒控制措施得以实现，再次与酒吧领班确定酒吧结束时间。
⑨与总管再次确定供应时间及细节（安排收集就餐券以及上完甜点和咖啡之后服务员立即离去。）
10使发言人及表演娱乐节目的人员熟悉环境，因为为了最大限度的舒适，可能有必要做小的调整。
第四阶段（紧跟着宾客离开之后）：
①活动后立刻盘存烈酒。
②与管理部门确定出席人数以供开帐单之用。
③贮存或归还特殊的陈列品、装饰品和设备。
④向有关服务人员致酬。
⑤视察场地有无需要招领的失物。⑥把场所移交场地经理的代表。
第五阶段（一周之内）：
①与项目工作人员协调处理全部未了事项。
②确定所有材料和设备均已归还其原来部门。
③核实活动的全部费用。
④支付帐单，结清帐目。
⑤向有关各方寄送正式的感谢信。
⑥向授权机构报告出席人数和活动经过。
7对发言人的照料和接待。
知名人士和权威人士会增加对会议的事前兴趣和吸引更多的出席者。但是，不幸的是著名人士并非总是擅长演讲的。一旦你选定发言人，如果遵循下列预防措施，就可以收到与发言人关系较好和使会议开得更好的效果。
（1）邀请函要具体。向发言人提供出席人员的详细情况及会议的目的。发言人需要知道以下项目：
①会议的日期、时间和地点。
②主办单位的名称、背景和目的。
③他发表讲话的那次会议的目的和性质。
④指定的具体讲题和规定的时间。
⑤听众人数和特点。
⑥全部日程的概要，包括其他讲题和发言人。
（2）明确说明单位对酬金及开支的政策。
（3）考虑发言人的个人需要——务必做到预定旅馆房间和当地交通安排是适当的，发言人不会在宴会和招待会上受怠慢或无人接待，并且在讲话前有休息时间和准备时间。
（4）计划应付意外情况，如提供在发生紧急情况时联络人的姓名、地址和电话号码。
（5）在会议前几天就用电话与发言来宾再次确定和澄清最后的细节。
（6）恪守各项安排；未经发言人同意，决不要安排额外的讲话，也不要在他发言之前安排另外的冗长讲话。
（7）会后立即发出感谢信，并支付开支和酬金。切勿使发言人处于不得不向你单位索取商定的酬金的境地。
第二章 哈佛经理会议要点
会议发言要点
既然会议是一种面对面的沟通，因此主席必须掌握面对面沟通的技巧——陈述技巧、发问技巧、倾听技巧与答复技巧。
主席是会议成败所系的灵魂人物，因此他必须善作陈述。主席的陈述必须发挥三种效果：第一、唤起听众的注意，并为听众创造听取信息的欲望；第二、令听众确切地了解所传达的信息；第三、说服听众，并促使听众立刻采取某些行动。想获取这三种效果确实不是一件容易的事，但并非不可能。假如主席在陈述之前能够做好充分的准备，在陈述过程中能够刻意地讲求陈述技巧、视听器材的使用技巧、以及物品的展示技巧，则这三种效果大概不难获得。
陈述前的准备工作
主席在陈述前必须做妥准备工作。至于准备时间长短，则视主席陈述经验的多寡，以及主席对陈述的主题的了解程度而定。一般说来，主席在陈述之前至少必须做好下列各项准备工作：
（1）了解听众。主席应设法了解听众对陈述的主题到底有多大的兴趣、对陈述的主题拥有多少知识以及对陈述的主题抱什么态度。
（2）熟悉陈述的主题。主席对陈述的主题应具一定的深度与广度的认识。唯有这样，他才能答复听众的疑问，也唯有这样，听众才会感到他言之有理。
（3）设定希望实现的具体目标。主席应先确定，他到底希望听众从他的陈述中得到什么样的观念、对于所得到的观念产生什么样的看法以及把所得到的观念充作什么样的作用。
（4）将有助于实现上述具体目标的各种信息罗列出来。这些信息包括一般性的消息、研究的成果、理论、案例、个人经验、别人的观念等。
（5）根据所能运用的陈述时间，从已经罗列出来的各种信息中选择最重要者与最切题者。
（6）考虑使用适当的视听器材。切记：当人们听到某些事情的时候，也能同时看到这些事情，则他们对这些事情的理解程度将大为提高。
（7）准备一份陈述的纲要，以供陈述时使用。该份纲要可划分为引言、本体与结语等三部分。“引言”部分旨在吸引听众注意，并且清楚地将陈述目的沟通给他们。例如在会议刚开始时，主席把会议的目标、进行的方式，以及他对与会者的期望，简明扼要地作说明，即是一种良好的引言。“本体”部分旨在将陈述的内容按逻辑程序进行阐释或剖析。在此所谓罗辑程序，是指方便听众掌握信息的程序，例如由简而繁、由已知到未知、由过去到现在、由少数到多数等陈述内容摘要，并且指出由该陈述所获得的启示。据说某位善于陈述的布道家，曾经透露他的陈述要诀：“先告诉他们你即将告诉他们的是什么；接着便告诉他们；最后再告诉他们你先前所告诉他们的是什么。”（Tell them what you are going to tell them；a
nd tell them what you told them·）这种陈述方式颇值得我们参考采用