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卡耐基成功全集之二经营管理方略-第11部分

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  (4)管理者必须打从心底来相信权力转移。从最高的管理部门一直到第一 线上的监督者,全部的管理人员都应该去实践。无论是哪一阶层的管理人员,为了使其部下能够成长。必须了解到,在做想当然耳之决定的同时,也会犯 下错误。但是公司本身为了成功地达成权力的转移,必须有个觉悟,认为这种失败所造成的损失,恰好可以转化成培育人才所付出的代价。站在吸取经 验的立场来讲,成长期的管理者应当下定决心,不畏惧失败。因为即使失败,亦可从中吸取经验,以期有朝一日立足于企业各阶级组织的顶点。因失败所 造成的惨重损失,几乎可以完全连本带利地收回。

  (5)移让职务的管理者及接受职务的部下,应该把权限的移让视为一种提 升自我能力的方法,确实地来履行它。权力的转移可以说是教育部下诸多方法当中最有效果的一种。应该尽量使部属明白,移让的权限以及附随于权限 后的责任,都能促使他成为有才能的管理者。

  (6)管理者所期待的成果,应该让其部下知晓。所以,准备如何达成期待 的目标,及需要哪些方面的援助,最好订下一套详细的计划表要求部下去实 践。

  (7)管理者应该相当了解每一位部下的能力,不仅在技术方面,同时也要 信任其部下,有信心达到被要求的成果。根据调查结果显示,大多数的管理者虽然能够达到普通职务上的需求,然而却无法发挥其部下的潜力。应该好 好地找出其潜力,并加以活用。

  (8)业绩基准对于部下及上司双方所采取的行动评估,在达成目标上应该 有点帮助。在以部下为中心的公司,其业绩基准里,没有上司对部下负责任的意味,反倒有设定其达到目标之责任的含意。线上的管理者,须测量自己 计划进行的状况,修改计划,必要时应该给予充分地实施其他计划的自由。

  当然也应对结果负起完全的责任。

  (9)管理者为了达到预期的成果,就必须要下决定,为了下判断则需要搜 集必要的资料。因此必须把权力转移给部下,使得部下能够自由发挥,帮助整个幕僚部门。同时对自己责任范围内的所有问题,依然有左右的权力。

  (10)管理者必须尽全力帮助他的部下,权力转移绝不是碰碰运气的方 法。权限移让的管理者,对于部下是否能够达到目标,负有明确的责任。他们在援助部下时,扮演着积极的角色。公司的方针、原则及规定或某些相关 问题,都应该努力地让部下知晓。若情况允许,则更应该重视彼此间的讨论及实际上的援助。优秀的管理者,只要对事实有所助益,也不要干涉其部下 知道事实。再者,即使了解问题的发生,但把这个解决问题的方法让给部下去处理,也是蛮好的。

  有许多管理者,虽然将一些不是顶重要,或繁杂的琐事委托部下处理, 却相信这样就是权限的移让。即使真正地将权限委托部下,却又给他许许多多的原则、规定、手续方法、警告及忠告等,使其不能够发挥自己的思考性 及自发性,则无异于呼吸困难的状态。

  真正的权限移让包含三种行为,而此三种行为就像三角形的边,相互间 都有关系。

  (1)职务的分配。

  (2)权限的授与。

  (3)义务的产生。 这三种行为由于传达给部下的方式不同,权限移让方法之不同,会影响到收效的程度。在职务的分配上,常见到的例子,就是把即将举办的活动, 非常详细地列出来。

  可以用文书或口头来传达,将整个活动系列委托部下。 以某某县市的百货店为对象,展开促销的活动,同时按照下列规定的原则来进行:活动 1 每天访问 20 家顾客。

  活动 2 寻找新的顾客。

  活动 3 与小贩卖事业之推销员,共同协力促销本公司的产品。 活动 4 ??

  活动 5 ?? 类似这样的“活动”,在部下的任务当中,很强硬地规定其每日的行动,使得在工作上能够产生的创造力、主导力及常识,完全没有发挥的余地。 最好以职务的转移作为成果的基石。与其很详细地规定如何来施行这个职务,倒不如彼此互相了解关于成果方面之事,而将方法委托给部下。 上述职务分配的结果,“移让”形成下列的情况:

  责任贩卖的区域

  (1)营业额提升 7%。(2)每个月须发展 3 位新顾客。

  (3)A 成品及 B 成品之营业额须提升 15%。 在这样的职务分配里,没有所谓硬性规定的活动,仅将预见的成果记录下来而已。如何达成这项预计的成果,完全凭借着被委托者之能力而定。 除了日常生活上例行反复的事务,其余的作业要委托给属下的管理者时,对于某些事务的取决,应该给予切适的权限。譬如说:资金的支出;公 司内外资讯的搜集;材料以及机械设备的购买;以及对其他职员的业务命令 等等。

  在有效率的转移当中,权限居于关键的地位。然而,这种权限绝对不同 于无限制的权力。这里所谓的权限,完全被法律规制及掌权人员、公司方针、业界惯例等因素所限制。

  管理职务的人员,有不能超越种种事务的权限之变数。譬如,部门经理 对于自己负责的部门之必要材料的购入,有一定的权限,因为其金额只能达到某特定的限度。同时,在其权限范围内,有变更生产计划的权力。关于作 业员的加班费及升迁,假如超过自己权限的范围,则必须得到上司的认可,才能够具有被承认的权限。若是和劳动组织者间订有契约,则管理者对待作 业员的权力,就更加被限制了,管理者是可以决定人员的解雇与否,然而实际上,人事部依照惯例雇用人员后,即使公司和劳工组织的方针有不相容之 处,也不能随意开除此人员。正因为有这种制约存在着,所以在履行权力转移时,最重要的是能够将附随于权限之权利及权力,很清楚地予以划分。

  这个权力转移三角形的第三边是义务的产生,这个义务往往相当于责任 及职务。其中可以包含失败的责任及成功的功劳两者。所谓的义务,就是部下在执行被委托的职务时,所感觉到的一种强制的道德感。这项义务,隐藏 于权力转移的任何层面。当部下接受职务分配时,就应该能够胜任这个职务,而深深获得大家的期盼。若没有这层责任体制的认识,则权力转移是根本行 不通的。

  对于被委托职务的大部分部下来说,大多希望有类似这样的职务分配, 以尽一份义务,所以必定能够竭尽其所有的能力。管理者必须培养出像这样 的义务感的人才好。

  其次,在权力转移当中,存在着一种绝对必要的条件,就是接受权力转 移的部下,必须有能力来处理所接之职务。管理者本人必须要有这样的认识:在实践权力转移时,要慎重选择部属,实施严格的训练。

  在企业经营伙伴当中,经常引用的一句名言:“没有权限的责任,就好 比是地狱一般。”对于成果必须负起相当的责任,然而,既要达到目标,又没有相当的权限足以来应用,这样的管理,在立场上相当令人困扰。譬如, 一件作业必须要在短期内完成。虽然负有这项义务,但却没有命令部下加班及计划增员的权限,则管理者立场的艰辛就可想而知了。

  实际上,义务是不可以转移的,即使将事务转移给部下,还是不能卸下 为了达到目标而担负的义务和责任。

  经理把事务委托给副经理,而副经理又将此事委托给某部的主管,他再 将此事务移转给该部的科长,虽然如此,副经理及部门主管仍然负有最终的义务与责任。所以,“因为科长的因素才不能在期限内完成事务,这个过失 并不在我”,这种话是不能令人苟同的。

  分权化的阶段在理论上,更进一步地将权力转移提升,就是分权化的阶段。大部分的 公司组织都是高度的集中化,所有的命令决策,都是由最高阶层所发布,经过层层的命令系统,而传达到各组织单位上。随着公司的成长,要把设计部 门和技术革新部门从中央分离出来,将逐渐地成为问题。对于身在第一线上的人员而言,自然希望中央能够关切其员工在工作上所产生的任何问题。然 而,由于集权化的因素,时间上恐怕不能够很迅速地将反应表示出来。

  为了克服这个问题,唯一的方法就是分权化。所谓的分权化,就是给予 各经营单位持有执行重要事务的权限,同时授权各单位能够独立自主地下意志决定。对于少数的公司,这项分权化可能会带来事业部门的独立自主。各 事业部对于亏损、利益两方都应该负起自己的责任,有如独立营运似的。事业部的负责人,在必要时,也可向总公司提出援助及商谈的要求,但是却须 独自地订立计划案,独自地发展组织,独自地执行活动的命令、调整及综合。

  此即利益分散。这种独立单位,可以依据成品、顾客、地理位置等所谓的理 论分类法为基础,而加以选择。

  无论集权化或者是分权化,都有其优点。对于每一家公司,到底应该采 取这两项当中的哪一项,需要将下列的事项列入考虑的范围。高度集中组织的最高经营负责人,持有相当大的权力,同时也保持着威信。执行意志决定 的同时,不论其结果是好是坏,都感觉到自己负有重大的责任。

  至于分权的组织,其企业当中的最高经理人员,就没有掌握那么大的权 限了。他们将权力委托给部下,甚或再委托给下一阶层的部下。因此,最高的经理人员如释重负般地从责任中解脱出来。但是,就如前面曾叙述过的, 部下常常会受到上级指责,因为其责任最终依然是归于最高的管理人员。为了要促进分权化,除了充分地信任部下之外,也要给部下有判断意志决定的 权限。

  集权化的公司,常常要考虑到政策及实务的统一。然而,其结果却可能 造成不能够发挥创造力的倾向。特别是面临紧急状况之时,虽然能够改变其活动的内容,然而为了取得许可又常常遭逢困难,在这样的场合中,这种不 能发挥的倾向就更加地显著了。

  在集权组织下,公司内的幕僚及专家,扮演着重要的角色。在理论上或 者是组织上,其性质接近于最高管理人员。他们的工作领域之广、工作量之多,毋庸置疑。因此,在公司内,必须具有相当高的权限及薪资的技术专家。

  幕僚及线上经营负责人,共同形成强而有力的经营管理组织。 然而,在分权化的组织单位上,最高管理人员及其幕僚人员的重要性则相对地变低。于是,在职务上各层面负有责任的总负责人,便产生于各部门,这样才具有成为未来的总管理者的优点。集权化的组织,其经营管理的手段 之一,就是在专家从事的工作上竭尽全力,而且专门化的程度也相当地有进展。但是,一旦需要总管理者时,却缺乏能够担任此职务者。

  在集权化的公司中,高级管理人员和下阶层的人员之间,存在着距离。 因此双方实际上都没有机会彼此认识。两者往来愈疏远,则其亲近感也就愈薄。在分权化的组织当中,上级管理人员与下级的工作人员之间,存有相当 亲密的关系,因此对于工作上的进展,有相当大的帮助,同时部下对工作的意愿也相对地提高。

  集权化能够加强统制。因此,对于排除没有效率的事务,以及防止脱离 公司方针的事务,都有相当大的帮助。因为是集权化的缘故,所以很容易造成组织上的机械性统制。由于高级管理人员及线上管理者之接近,其统制处 理上也比较方便。

  反之,分权化的公司组织,具有支配局部状况的优点,对于局部状况的 发生,能够很迅速地采取措施。分权化的组织单位。由于能够依循明白指示的目标来活动,所以为了达到目标,对于自己的统制必然愿意接受。

  分权化的另一项优点,就是可将实行实验及调查的结果提供给公司。一 项新的企划案,首先由一经营单位来试验,若是成功,则其他的经营单位也可相继地加以采用这项企划案。而且,这种作法可以将危险性加以分散,那 就是,即使失败了蒙受损害的也仅有一个单位,并不会对企业内的其他单位 造成影响。

  然而,若是特别重视追求利益,则在公司方面会造成利益分散的现象, 形成一种问题。而对分权化的单位及其管理者的评价,往往由事业部的利益来决定,而过失亦可以由短期财务报表中判定。管理者常常因为需要放弃及 牺牲长期的利益以追求短期利益而感受到压力。研究开发计划因此经常被延期,同时预期的利益需等待一年乃至四年后,所以往往遭受到全面性的中止。 即使这项计划付诸实行,将来或许有可能获得庞大的利益,然而,管理者今年度的业绩却不怎么令人乐观。

  分权化里可以发现另一种负面的效果,即各部门之间,往往会引起过度 的竞争。利益竞争的结果,若是妨碍各部门同事间之相互发展。则不仅不能够增加全体企业的利益,反而会造成损失。

  在以往的例子中,分权化的理由,是因为切适的资讯经由各式各样的组 织单位,往往不能够很快地掌握入手。由于电脑事业的进展,在情报搜集方面的统制显得相当地简便。现在,客观资料的传达,以及分析过后再传达, 都能够很迅速地完成。然而,这项新技术的发明,与其说是组织的再集权化,倒不如说它多少对分权化的改善有所贡献。分权化的组织单位,利用中央组 织的设备,以更完备的资料来作为基础而下达意志决定,因此能够施行及达到更有效率的职务。但是,集权化的组织也能采用同样的手段,作为强化统 制力的要素。

  利益的分散,必须把组织规划成容易管理的小单位。构成单位的人员少, 则仅有的意志传达,就能够很有效率地加以实行,因为命令发布网很多,那么事实遭受到歪曲的可能性就很小了。分权化后单位组织的工作量很少,因此管理者在事务上的处理也较容易。然而,即使有这项优点,问题还是无法 避免的,原因在于,无论是怎么样的公司,对于自给充分的小单位,未必能够很清楚地予以划清界限。在大组织里细分出小单位,在技术层面上还是有 未能尽善之处。利益分散化既有如此大的制约及束缚,故必须要划分出能够独立营运,自我满足、自我管理的单位来。

  因为有这样的可能性,所以小规模的独立单位,与其在集权的大组织里 充当其中之一部分,不如在分权的组织单位中容易受到妥善的注意。另外,调整及统制也较容易实施,同时也能够很清楚地显示责任之所在。

  总公司对于事业部必须实施的赞助性服务活动,是利益分散的约束。然 而总公司不能够完全应付各事业部之要求时,如此的服务若由外部组织取得,则对于事业部或许能够保持较安稳的状态,对于分权化的单位,也可能 造成经费的节省,或是利益的增加。那么对于社会全体的利益,将有如何的 影响呢?

  若想提高利益分散的效果,希望以下面所述的事项,作为目标。

  (1)不仅仅是量的问题,对于企业形象的改善、从业人员士气的提高、单 位组织之内部人才之开发等,也必须规划出包含这些不确定要素的长期目标 和年度目标。

  (2)分权化的组织单位必须制订可依循的广泛政策。这项政策能作为管理 人员行使意志决定的基石,同时,利用其指导能力,对应于局部状况时,亦能够作出弹性政策而加以行使。

  (3)各单位组织内的主要经营责任,希望能够在职务上做最适当的分配。 除了从外界挖取人才,总公司内同时也要同心协力,规划出培养公司经营者及经营责任的选拔制度。

  (4)首先取得总公司的同意,为了促使事务的扩张,尽可能地给予分公司 充分的融资。

  (5)审查对单位组织的损益可能造成影响的顾客群,并组成类似的机构, 在必要时给予适当的警告,以防止过大的损失于未然。

  (6)对于各单位组织,以充分的资金,作为其构成技术服务及经营商讨机 关的经费。

  (7)为了取得公司的统一,必须将会计、人事、采购等手续加以标准化。 非正式或正式的组织构造若是只看公司的组织图,则仅能看出常备组织的正式组织构造而已,不但看不出非正式之间的相互作用,甚至无法加以推测。这种现象就好比我们 人类用肉眼所见的水滴一般,表面上是晶莹澄净,然而若以显微镜来观察,则将看到无数的微生物正前后左右地蠕动着。

  为了达到公司的目标,切适地予以维持这种
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