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9。书架是按书的标题来处理的 不知道书放在哪儿，需要时就得花费很多时间四处寻觅，结果仍是找不到。这是很多人常常碰到的烦恼。因此有人发明一种方式来整理书架上的书， 使你能迅速地挑出所需要的书。
大多数书架的整理方法，都是配合书籍的开数来排列，如 B5 开（16 开） 的书，32 开的书，将这些书各按其形状大小排列，如此排列，颇能达到美感上的效果。可是，在小说的旁边，排的却是经济类书，或是某些实用类书， 致使为了找出一本书，必须找遍全书架。所以这种整理方式，完全是以美感为出发点了。但对想活用书籍的人而言，这种方法就不适合了。
另外还有很多人，是以法律、经济、医学类别来区分的，也有些人胸有 成竹地认为自己是以准确的分类来整理书，而这种分类法已是很好的方法了。当然，此种方法较以外型分类的整理方式要好得多，但是，在活用上就 相当不实用了。
实际有利并且正确的方法，是以自己的用途及目的，来做分类整理的， 由于难得有属于自己的书架，所以千万不要按照图书馆的方式来分类。重要的是，以后自己在找所需的书时，如何能轻易地找出来呢？
例如某人的分类项目若为“海外不动产投资”，那么有关国外的税制书、 美国各州税的书、租税条约、契约法此类和法律有关的书，以及和国际汇总有关的书，许多法律、税务和其他范畴有关的主题书，都会收集在一起。
如此排列，因未按书籍的开数排列，所以显得很零散，也许别人看起来， 认为并未整理，不过对管理者而言，却是最容易使用的整理方式。这种配合各种主题的整理方法，等于以后需要某个主题时就非常便利了，也不再有找 不到书的困扰，而能依自己所需，马上找出必要的书籍。分类每个主题时，所应注意的是，书架上要经常维持能补充书的空间状态，因为某个主题的书， 日后可能会陆续增加，或者按情况改变内容时，能预先有所准备。
所以，最好避免书架上的书，排得满满的。宁可每个角落，都留有裕的 空间比较好。
以自己的每个主题来分类，并预留空间，如此就可减少查阅的时间，这 是活用书架的整理法。即使是自己的书，必要的部分也应复印归档。
10。即使是自己的书，必要的部分最好也复印 自己的书也屡次复印。也许有人认为那样做很浪费，但是，若有一本复印本，其能有效的活用程度胜过若干本书。 有关信息活用，在以后会详细说明。从书本上收集某些信息时，将书中相关信息复印下来并归档；不然，若将相关主题的书排在桌上的话，那桌上 光是书就排得满满的。接着，再依其需要翻阅相关书，这又需要花上一段相 当长的时间。
一本书中某个主题的相关部分，一般来说，顶多只有几页，必须翻阅同 一本书，这是非常大的耗损。所以，从书架上取出所需的书时，若看到与主题相关的页数，就立刻复印下来，然后装订在文件夹中。
不仅对书是如此，对其他主题的相关信息，也都整理在同一个文件夹中。 这么一来，要运用时就方便多了。
例如，在拟定有关法律的专业稿时，常常参考法律专业书籍，而法律专 业书籍，不管哪一本都相当厚，桌上光是摆放法律相关的书籍，就占去书桌的一大半，并且还得—一找出所需的页数，真是相当麻烦。
用 B5 的纸来复印书中所需的必要判例或条文等，复印本并按顺序标上 ABC？？。将这些装订到各个主题文件夹中，而在写稿时，使用到那些判例或条文，就在稿件上，写上“放入 A”的字样做为记号。
如此一来，即使在写稿时，也无需浪费另外的时间从书上找出资料。何 况，只有不让写稿的进度中断，才可书写顺利。
再者，从整理书架的观点来看，因为用过的书立刻归位，以后，就可能 想起，那本书是分类在哪个地方。专业性的书籍应固定放在书架的某个地方，以便配合需要，保持能立刻找出的状态。
再补充一点，最好复印每本书的目录，贴在书本的封面上。如何有效地 活用目录，前面已谈过。但为了缩短查阅时间，就必须要加上这个步骤，只要做好这个步骤，就无需打开每本书，只要书一到手，内容就可立刻得知。 若目录的内容太多，而封面无法容纳时，就减少复印数量，然后删除不必要 的部分。
11。舍弃不要的书，买数本重要的书 正确的读书目的，是如何在短时间内收集到所需的信息，并以能缩短查阅时间为重点。那些处理方法，前面已提过。当买到不需要的书，该怎么办 呢？选择书的当时，如果没买到不需要的书那是最好不过了，但有时即使经过选择后，还是会买回并非自己所想要的书，如遇此种情况，就应立即放弃 阅读。
再者，同一本书买好几本，也许会觉得太浪费，但是，使用频繁的书， 最好能拥有两～三本。如法律书籍、辞海，以及英文大辞典等书籍，就分为家庭用的和工作上用的，且最少都有两本。另配合需要，即使是处于移动状 态下，对想浏览的书，也都会准备一本实用型版本，以便需要时，可当场参阅。因为有时等到回家后想到要确认某事，但身边却没有可供参考的书籍， 如此只好留待明天到办公室再查阅，这样就会造成时间上的延误。
使用频率高的书，即使多买数本也不算浪费；而不必要的书就需毫不犹 豫地丢弃。对商人而言，活用信息的目标，最重要的是节省时间。总之，无论多少金钱负担，都可从有效的使用方法中有所收获。
缩短查阅时间的信息整理术1。缩短查阅时间是活用信息的基础 查阅时间，原本是电脑用语，是指达到所找的记忆体中的时段。故查阅时间，也就是好不容易才达到其目的地所需的时间。 因此，并不限于电脑上的使用。一般而言，只要获得必要信息所需的时间，也称为查阅时间。这类时间虽然是必须花费的，但收集信息最重要的并 不是信息本身，而是能使所得的信息，成为对商务有实际效用的信息。
查阅时间是指单纯的作业时间，而信息活用则可算是脑力运动。单纯的 作业，几乎是没有附加值可言，但脑力运动需使用脑力，所以其附加价值就相对地增大。缩短单纯作业的时间，减少对脑力开发所花费的时间和精力， 即可提高工作本身的价值。
某人工作是律师及会计师，这是一种劳心的职业。但是，实际上，此行 业以手来作业的单纯工作也很多。
故若能缩短查阅时间，对工作效率而言，当然是提高许多，这也就是活用信息的意思。
2。整理信息尽量单纯化 信息整理的基本要素，就是确定自己的目的。例如，图书馆中书的分类，是以各种不同的人都能使用为前提。但是，自己的书架，因为是自己所要使 用的，所以即使不美观，但以自己使用方便为第一优先考虑条件。
因此，最好将百科辞典，放在后下方。百科辞典的截口处，则以绿色圆 珠笔划上对角线，再以蓝色圆珠笔分配刻度，这是为了能立刻找到所需页数， 而自制的索引。
因此，配合目的，并方便使用的来收集、整理信息才是最重要的。 基本方针，应着重在信息的收集、整理并使其单纯化。虽说是收集，但只是撕下报纸而非剪下报纸。当收集信息时，无须考虑如何整理等等的细节，而应考虑必要信息如何立刻到手，这是首要目的，因此必须有目的地整理。 所以，耗费太多时间来做整理，是本末倒置的作法。
因为须先做好信息整理工作，因此，必须花费某种程度的时间来整理，但这并非表明从一开始，就想取得完美无缺的信息，而是为了配合自己的需 求，尽可能地在短时间内进行有效率的收集。根据人们多年经验的证明，目前所采用的方法是绝对可行的。且目前的方法，也不是可能取得完整无缺的 信息。
3。以手册化来提高整理效率 如果有必要，请聘请秘书。
不只是信息整理，秘书要做的工作有很多，从电话的应酬、访问的应酬， 及运用文书处理机来记录等。若从接听电话到文具购买、复印方式、文件夹的装订，地址、目录和名片等的处理，每项工作都必须由你亲自动手，光是 这些工作，就可能耗费相当多的精力及时间。
因此，为了避免这种无谓的浪费，请制定一本“秘书手册”。其中归纳 出秘书的各类工作，以及应如何做。制定好此手册，对你来说，可省去教授上的麻烦和时间，此外对秘书而言，也能缩短向你询问工作方法的时间。
手册并非一开始就记载得非常完整，开始只须记载大致的工作和目前的 工作，而且每逢手册中未记载的失误时，再予以补充、附加应如何处理的内 容。
此“秘书手册”还包含了信息整理的内容。 例如，“报纸的复印法和装订法”以下则举出其程序及内容。
（1）新闻的选择 特定的新闻，若只看其复印本就能了解的话，则只需要填写其日期；若无法从复印本上来了解，就将其分为会计师、律师、翻译及其他等四大项目， 然后再加以细分。
（2）填写日期（3）剪报 秘书的工作就是用剪刀剪下所需的部分。
（4）复印的大小 大小以 B5 的纸为基准。
（5）复印的浓度 复印报纸时，浓度一大，就变得太黑，因此稍淡就可以了。
（6）穿孔（7）核对 有关复印穿孔后的资料，是否清楚，以及复印的状况是否得当，都交由秘书确认。
（8）放进办公桌内的文件盒 核对后，若判断资料处理得当，就以别针将副本和正本固定，放入 主管的文件盒中。副本经主管核对，若有不当的部分，则按主管指示修改，然后 按前述做同样的处理。
（9）装订入文件夹中 副本经过主管核对的部分，按照第一项“新闻的选择”所列的项目，装订到暂时分类用的文件夹中。无法判别该区分到哪一项，也就是区分不明确， 或不属任何一项时，则装订在“未分类”的文件夹中。
秘书所做的分类工作，应定期核对其分类是否适当，纠正其不适当的分 类，且使其归位于适当的文件夹中，并将暂时分类用的文件资料，归入正规 的文件夹中。
（10）处理剪剩下来的部分 剪下认为必要的新闻后，所残留的碎纸屑，应放入纸袋中，然后交给主管核对，核对是否有需要的新闻被剪掉。 以上是信息整理的一本手册。通常当秘书资料处理完后，重点部分，应再核对一次。
4。文件夹的规格要统一管理者办公室内，所用的文件夹一般都统一用 B5 的规格。统一用 B5 的最 大理由，是因为工作上的文件规格，与官方或其他行政单位，都是以法院地规格为主，所做的文件和提出的文件，也大都是 B5 的规格。
另还有一个理由是，从复印机的功能来看，使用 B5 开数的纸，较为方便。 若是 B5 尚有加倍开数的 B4，这开数大部分的复印机都能复印，但 A4开的倍 数是 A3，除非是大型的复印机，不然无法复印。并且，最近传真机愈来愈普 及，而其大部分的规格都是 B4 的，下一位机种才是A4。一般事务所备的都是 B4 的机种，所以，无论 B4 或 B5 在收发信上都比较方便。
在统一 B5 的规格后，若想将数十张的资料，改为 A4 的规格时，只需利用 复印机 ADF（自动送回原稿）中的定型放大功能，在一分钟内就可完成。复印机的缩小放大功能，因有 1％的弹性伸缩，所以不但可转变成 A4 规格，也可 转变成其他的规格。
而且，一般的周刊杂志也大多使用 B5 开数的纸，所以无须特别去复印， 只须抽下必要的页数，就可直接装订到文件夹上。
但必须注意的是，不能胡乱抽下来，这与报纸的作法不同。为什么要小 心“抽出”，那是因为若是撕得不好，就会缺漏周刊杂志的一部分报导且没有空白处来穿孔。周刊杂志由于都是中间缝合的，所以中央是钉书针（骑马 针）来加以固定的。抽下钉书针，周刊杂志就会散落，故应小心抽出所需报导再穿孔，而后装订到文件夹上。现在的周刊杂志，对商人而言，是信息的 重要来源。当然，也可以在复印后再装订，但即使不复印。规格若能统一，就比较不花时间。此点也是 B5 规格便利之处。
基于以上种种理由，所以办公室内大部分的文件，一般都统一用 B5 的规格。 但是，唯一不符合此规定的是“人事资料”，只有“人事资料”是使用B5 一半大的 B6 规格。
5。 资料应装订成一定规格的复印本 报纸的纸质不佳，剪报后更是难看。带黄的铅字，不但不适合阅读，也容易变质，且在经过一段时间后就更惨；但若将其复印，再当做资料来运用， 可就方便多了。
复印的规格，统一使用 B5 规格，无论一份多小的报导，也可使用 B5 的纸 复印。或许有人会觉得浪费，但要知道，即使是一份小小的报导，也是一份 信息。
若是将好几个小报导，全印在一起，那在取出时就很不方便了。因此规 定一张纸只能印一份信息，空白处则用来记录或写标题都很方便。
再者，按信息的不同，其长度也不同，故报导的形状也呈现不规则，所 以可将长度较长的报导，直接剪下来。另外，有时 B5 的规格无法容纳全文时，则可省略照片，或稍做修剪后再复印。
即使如此，如果还是无法容纳得下时，就要分成若干张来复印。例如， 将新闻分为两张来复印时，则在第一张标 1/2，第二张标 1/2。同样地，若是分为三张的话，在第一张标 1/3，第二张标 2/3，第三张标 2/3。如此一 来，只看到第一张，就立刻能知道此份报导共有几张。
对报纸一般不必缩小复印的，那是因为一旦缩小后，原本就很小的铅字， 就更不容易辨认了。所以，仅有比报纸的字大，缩小后仍可阅读的，才能按其需要活用缩小复印。
缩小和放大，是在活用复印时，最常使用的两个重要功能。 最好是还备有 ADF（自动送回原搞）的功能。所谓 ADF 的功能，就是即使有数十张的资料正本（原稿），只要调整开数的大小，一按开关，就会自 动送出所需开数的复印本。
此种功能是不可缺少的。原因是每复印一张，就打开一次盖子，改换另 一张正本，再按开关，此一手续相当麻烦。而且，必须要有一个人来操作。
因此，复印数十张，数百张时，就需要相当长的时间。
备有此项功能的复印机，虽比仅有缩小、放大功能的复印机价格较高些。 但是，从须花费数十分钟或更多的时间在复印工作上，这点来看，就会觉得虽然是贵了一点还是值是的。
为了缩短无谓时间的浪费，花多少钱都不算贵。因为缩短的时间，可挪 用夹做附加值更高的工作。
6。档案夹及标题要以颜色来区分 曾经去过某大报社的资料室。由于相关资料的整理只有专门的报社才有，所以对他们要如何去做资料整理，是非常重要的。 但是，他们将剪报贴在 B6 开数硬纸板上的这种作法并不精细。B6 和一般单行本的规格相同，是常用的资料规格 B5 的一半，这规格的确是很小。 但一般报社所收集的报导，大部分的 B6 硬纸板都容纳不下，多出来的部分，就将其折叠。也就是说将报导的一部分贴在硬纸板上，剩下来的部分就 折起来。所以，为看某项新闻报导，就必须一一地将它们打开才能看到。而且，如此开开折折几次后，没有贴在硬纸板的部分，就容易破损。并且，这些硬纸板并未归档，而是整理在橱柜中，使用时就须将必要项目的硬纸板一 一挑出，如此很可能会有资料遗失或顺序纷乱的现象出现。
当然，一般报社的资料量都很多。在专门资料室工作的员工，都将资料 的收集和管理视为其主要的工作。但活用资料信息却很不方便，所以，对于这些资料是否有被实际活用是个疑问，于是便将此疑问请教熟识的记者们， 才知道报社内的资料使用率并不高，这点实在很可惜。
不过最近，各报社都想有效地使用自己报社所收集的信息。 使用电脑收集信息及整理是一种方法，但是，个人最好也有一套自己的资料整理方法。只要是参观过报社的资料整理方法，就会觉得这种方式较为 实用。
方法是统一采用 B5 的规格，并且归入二十六孔的档案夹。 归档的优点是：资料的抽出、夹入很方便。即使发现某个主题区分得不够适当，就可立刻将它转换到其他适当的档�