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二、信息的基本要求
秘书信息工作的基本要求是准确、及时、适用。
□准确
真实、准确是信息的生命，只有真实、准确的信息才能使领导决策建立
在科学的基础上。因此，在整个信息工作过程中，秘书人员都要抱着对国家、
对人民高度负责的精神，坚持实事求是的作风，对新生事物特征的客观性，
如实地进行反映和描述。决不为迎合个别领导人的意图而将情况任意夸大或
缩小，人为造成信息失真。
□适用
适用，即要有针对性，适合领导利用。提供信息既是为领导决策服务，
秘书人员就需对领导者在组织中的状况有所了解：
1。他们分布在不同的组织类型中，如有的在机关，有的在工厂，有的在
商店，有的在学校。不同的组织类型往往决定了他们所追求的目标各不相同。
2。他们分布在不同的组织规模中，如大型厂矿与中小型厂矿，超级商场
与小商店，大学与中小学等等。不同的组织规模导致他们具体的工作内容和
时间分布上存在差异。
3。他们分布在不同的组织层次中，如中央与省、市、县级。即使在同一
个组织层次中，也有高层领导者、中层领导者、基层领导者之分，如厂长、
车间主任、工段长、班组长等。组织层次的不同决定了他们工作重点的不同。
4。他们分布在不同的组织环境中，如社会主义制度和资本主义制度。发
达地区和不发达地区。组织环境的不同使他们奉行不同的管理哲学和管理方
式。
这种种差异，决定了领导者的决策不仅内涵不同而且层次不同。
因此，秘书人员在收集、传递信息时，一定要有鲜明的目的性，时时处
处以是否适合不同单位、不同层次的领导者的需要为出发点。但又须看到，
任何领导者每个时期的领导工作都有其中心，都有其关注的“热点”和“难
点”。因此，秘书人员提供信息要围绕领导工作的中心，围绕这些“热点”
和“难点”。有些问题虽然尚未列入领导的议事日程，但比较重要，也应及
时报送。
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三、愉快地收集信息
□能否判断信息的真伪
记事本可说是个人资讯的宝库，若将记事本比喻成个人的所有情报一点
都不过分。在此除了谈论记事本之外，也顺便谈谈资讯的归集、管理、活用、
选择以及注意事项。
就以演艺界或职棒界的挖角新闻而言，有所谓“无风却起三尺浪”的现
象。而一般人对于这种现象，也多抱着隔岸观火的心态。然而一旦遇到与自
己业务有关的消息时，恐怕就不会等闲视之了吧！
社会中流通的信息有真有假。所谓信息收集能力，就是包括从各种不同
的信息中，判断信息真伪的能力。
首先你在处理信息时，都是直接接收的吗？你是否想过“这些是真的
吗”？
□收集信息的要诀是“谦虚的态度”
收集信息时不能摆出一付我什么都知道的不可一世的态度，而应该采取
自己向他人求教的谦虚姿态。重要的是要懂得附和、不打断别人的谈话。
挑起啤酒战事的朝日啤酒桶口社长曾说：“对公司不利的消息，反而是
对公司有利的宝物，应该设置专门收集坏消息的系统。”或许真该扩大胸襟
去接受逆耳之言。
虽然有所谓“近朱者赤”，然而信息并不是依靠专门收集的单位进行收
集即可，若是保持着这种“执行”的态度，则所收集的信息种类便容易有所
偏颇。因此重要的是，要有收集信息的企图 （意志与意欲）及不可缺少好奇
心。
另外，信息的整理固然重要，但是信息来源的整理也不容忽视。尤其是
供做“查询的资料”最好能确保在自己身旁的场所，这样也比较方便。就如
在告诉小孩子自己去找资料的同时，身为父母亲的也应该以身作则。我的信
息来源除了社交，当然有报纸、TV，以及别人那儿得到的消息。
□信息的管理不必太严密
使前述的信息成为自己的宝库，就是所谓的信息管理。就方法而言，可
使用文字处理机和卡片、统一规格等各种不同的作法。
在此则针对信息管理的流程，简单地加以叙述。
1。如何记录信息
为了使收集到的信息成为自己的宝库，就必须以某种形式加以记录。
一般的做法是，报章杂志上的信息就利用复印（过去都是用“手写”），
耳朵所听到的信息和所注意到的事物就记在备忘录上。
2。收集信息不需要目的
有人说：“收集信息必须有目的地去进行”。
然而真是如此吗？真有必要如此收集吗？我对这种意见不表赞同。根据
我的经验，往往是毫无目的地收集，却能意外的获得一些宝贵的信息。
有人对棒球很熟悉，有人对影视界的内幕消息知道得比谁都快，也有人
对公司的状况比任何人要详细。他们难道都得为此目的而收集信息？然后再
把资料整齐地归档吗？——我想答案是很明显的。
因个人的兴趣、嗜好所收集的资讯，是不需要保持整理的。即使有必要
时，也早在无意识之中（脑海中）整理妥当了。
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换言之，所谓必须保存和管理的信息，也就是对自己具有积极性功能的
信息。除此之外，其他还是偷懒一点比较好。
我是很懒惰的，所以我所注重的只是规格的统一和存放的地点。只要这
两点合我的意，其他的都可列入二等位置。
□保管的要点是统一规格与有效场所
就我个人而言，我使用的规格基本上是B5或SD（制式日志）型，这是
因为使用了制式每日行程表（日志）所以不得不如此。如果是使用A5大小的
记事本，那么所要求的规格就是A5或A4。
B5是优点是所占的空间较小，而且可以放进牛皮纸袋中，SD就放进塑胶
盒里。
在管理方面要注意的是，不要用力捆绑。可以A至E为记号来摆放资料。
例如以A·B·C来写一份报告时，写另一份报告时就可以用A·B·C·E为记
号。欲求整齐性，就不能失去弹性。
□活用所保管的信息
资讯若光只是收集，那就失去了收集的意义，所以必须活用才行。这时
重要的是“使零散的资讯文章化”。
文章化是个很有趣的作业流程。因为它是放在脑子里整理，然后把所有
的问题全部提出来，再以曼陀罗式或KJ法重新整理制成图表。所以在找出所
需的资料后，最后一个步骤就是只要抄录下来就行了，于是能很快速地就得
以完成10页左右的报告书。
□情报收集法
1。战略要明确
2。清楚掌握问题意识
3。不要想免费得到情报
4。凡事都要抱着好奇心、扩大行动半径
5。多和众人接触
6，不只聆听别人说话，更应努力尝试亲身体验。
7。平常就要广布情报来源
8。彻底扩大情报来源
（1）专家情报网：多结交专家朋友
（2）大众传播：收音机、电视、报章杂志、书籍、电话簿
（3）公家机关：图书馆、贸易协进会、大公使馆公布栏
（4）调查机构：征信社、顾问公司、技术资讯公司
（5）确保不为人所独占的情报来源
（6）封闭式情报：各种情报日志
（7）组织定期或不定期的知识团体
（8）海外情报
（9）利用新的情报收集技术
9。充分了解情报的价值
10。要获取整体的情报，而非只取一部分
11。如何取得竞争对手的情报
（1）以竞争对手的立场来思考
（2）诱导竞争对手，观察他会有何动静
（3）通过第三者进行调查
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四、个人色彩的资料
□信息原本带有个人色彩
活页式的制式记事本，夺走了生活的空间，使得生活完全变成工作时间，
所谓“人生如战场”就是指这种情形。上班途中、午茶时间，所有的场合都
成了战场。
然而另一方面，在强调个性化的时代里，提倡充实个人生活，其所追求
的似乎是与所谓的“人生如战场”无法兼容的价值观。这两者难道就不能协
调一下吗？
除了拼命工作的时间之外，所拥有的私人时间究竟有多少——因此个人
的私人性资讯有多少能成为自己所有（内在化），这点就很值得各位去探讨。
原来所谓的资讯，是指具有个人色彩的情报。因为收集资讯的主体是个
人，以个人的判断标准，收集个人所需的知识和想了解的资料。所以资讯收
集这项作业，也可说是个人文化的再出发。
假设目前这里有一个人想前往台北的某处所。
如果他是有车阶级的人，他应该会问该走哪条路。
如果他是搭公车的人，他会问该搭几路公车。
这就是基于个人资讯所做的反应。
换句话说，资料的制作与拥有，可提升自己的价值观。
□多听、多看、少说话可获得更有趣的信息
我的记事本中所放的资料，包括万年历、十天干·十二地支表、电话服
务项目、影印的小品文、职棒名星的排行榜等等。
乍看之下全部都是与嗜好有关。其实，喜欢的东西自然就应当去整理。
与工作有关的资料，大概就只有以客户的电话号码为主的50份名单。
我规定自己在家里不工作，一年内带回家做的案子只有几件。因此，手
边只要一有案子，只需与公司联络就知道大纲。
感觉上，最近有很多乍看之下与工作无关的资料，却都能运用在业务上。
倘若一直抱持着“这是对这件工作有所助益的资料”的想法去寻找资料的话，
就无法真正地活用资料。
不同于过去的概念和价值观的弹性联想，是有其必要性的。
我对自己注意的事都尽量注意听取，也就是站在防御者的立场去面对事
实。
攻击或许是最佳的防御方式，但是如果肯站在对方的立场并支援他，这
恐怕是现世中最值得尊敬的做法。因为除了能理解对方谈话重点之外，当对
方话题接不下去时，还可适时提供点子让他能接下去谈话。而我所搜集的资
料，大多属于这一类型。
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五、休闲也带记事本
固定一种价值观的人生——。不会偏好某种事物，开放型的人是什么都
想尝试的人。
它意味着，记事本不仅可活用于工作，也可在游乐和嗜好方面派上用场。
我对玩乐有很浓厚的兴趣。具有玩乐的心理是很重要的，或许这种说法
对向工作一面倒的人很不中听。
我们要了解，现今的工作已进入所谓的“软体”时代。倘若每个人的“心”
没有丝毫自由空间的话，必定想不出好的构想和企划。为丰富人生，嗜好和
游乐是不可或缺的要素。
请打开你的记事本着看，里面写了多少与嗜好和游乐有关的资料？除了
业务上的预订工作与毫无弹性的约会之外，还有些什么？
我在旅行中也带记事本。有人常为了“旅行时想忘掉工作上的烦恼”，
而不带记事本。可是有这种观念的人，请你稍等一下。
这些人是否认为“记事本＝工作”呢？希望这些人能改变一下想法，让
“记事本＝生涯之友”。
最近很流行电脑系统记事本。这种记事本的好处是，只要更换程式，记
事本就可以从“公务用”变成“旅行用”。
我的记事本常会将旅行中发生的片断事件记录下来，于
是记事本就成了行程指标。
记事本内容从棒球到橄榄球无所不包，它已成为我心灵方面的寄托。
游乐时紧张感较少，而且游乐时，人际之间较少利害关系。
自由地交谈、互相交换信息——。其中有不少有助于工作的内容。聚集
同好，或许还能从中获得新知识。在心情放松的情况下，常会涌现许多新的
构想。
游乐时所使用的记事本，正可将这些放松心情下来所涌现的灵感一一列
下。
因此无论如何，在游乐时一定要带着记事本同行。
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六、用于个人爱好方面
拥有嗜好不仅是充实现在，更可充实年老后的生活，嗜好可说是一辈子
的事。
老年人的生活，现在已经成为社会问题。其实退休后，一年到头几乎都
属于自己的时间，正可用来满足自己的嗜好。前面也提过，我的双亲现在可
说是天天都在旅游。
有关嗜好的记事本，就我而言可区分为旅行、运动和创作 （投稿）三方
面。以下就针对旅行和运动与各位谈谈。
□在记事本上记录旅游见闻及组团消息
小学时代，我就很喜欢时刻表、喜欢地理、喜爱旅游等，对人间的生活
很感兴趣。上大学后我开始自己去旅行，并把旅行中之种种都记录下来。以
便记录下东西方文化的差异、各地的生活与风俗等等。我以求知的心情到处
旅行，尽情地享受火车之旅，因此在我的记事本上也盖了不少各车站、各名
胜的纪念章。
如今，我已有专门的档案夹整理时刻表及种种感想。旅游回来后，我会
整理照片，并与其他收集的资料一起归入档案之中，以便下次有用时寻找方
便。
□在记事本上记运动信息
喜欢看运动比赛的人，比赛结果引发的感想颇多，多把它写在记录栏中。
看小规模的比赛，由于这类比赛报上多不会刊载，所以要学会自制图表
标明赛期分析战况。
除了书写备忘录之外，还要学会把资料装订上去，或者用贴的、或者用
夹的……总之，种类多得够运动爱好者平日所用就可以了。
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《管理精英文库》总目
1。中国商训——传统生意经……………………………田向东 编著
2。公司革命——股份制企业的组建与管理……………甘华鸣 编著
3。至尊制度——成功企业规章制度典范………………李军 编著
4。至尊表格——成功企业经典管理表格………………卢建成 编著
5。管理超市——最新企业管理方法108………………孙剑华 编著
6。拍板——企业领导决策方法…………………………金宁 编著
7。统御——管理控制的理论与实践……………………史斌 编著
8。复眼——企业管理信息系统…………………………殷浩强 编著
9。释放能量——企业人力资源管理……………………李玲珺 编著
10。大动脉——企业人事管理基础……………………孙宝国 编著
11。艳阳半边天——女职员管理艺术…………………易季鹃 编著
12。有话好说——管理沟通艺术………………………樊景丽 编著
13。大管家——企业总务管理…………………………王培 编著
14。把握金脉——企业财务管理………………………朱梅红 编著
15。稽核与控制——企业审计手册……………………宋杰 编著
16。金算盘——经理人会计……………………………李莉 编著
17。盈亏晴雨计——财务报表阅读指南………………左伊 编著
18。能挣钱巧开支——企业出纳手册…………………卫文 编著
19。飞钱——企业票据管理手册……………………时闵南 编著
20。明察秋毫——现代查帐手册………………………胥惠媛 编著
21。财会革命——会计电算化…………………………郑朝英 编著
22。无敌保险箱——会计错弊防范手册………………刘宗沛 编著
23。企业航图——高效办公室管理……………………廖普祥