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的不二法门。
“没有这份文件，我的公司会倒闭吗？”
“没有这个资料，我的工作会无法进行吗？”
弄懂这两个问题，就能解决一切。
纸屑篓，就是最好的解决方法，但相反地，绝对不要把正在进行的工作
收拾到一边去，一定要常放在自己看得到的地方。因为眼不见，心就不在意。
如果看着碍眼，就赶快去完成，或放弃不管。
清楚地划分该做的事与不做也无大妨碍的事。
德拉卡如此说：
“绝不可混淆有效性与效率性。没有比高效率地去完成一件没有必要的
事更滑稽的了。”
□了解该做的事顺序自然就产生了
因为不知下面该做什么事，而浪费了大好光阴。这种情况，十分的多。
不管是工作或其他的什么，我们将“想做的事”放在考虑的中心。并将
使它实现的“必要的”具体行动，随意之所至地写在考虑的周边。
然后注视它，一边考虑孰先孰后，再依此去移动其所应放的位置，重新
书写。自然，顺序就呈现出来了。
然后，再分别填入在何时，由谁来做即可。
例如，你今年的目标之一是写好英文。
如果是只随意地想想要念哪本书，要听哪卷录音带的话，你的英文永远
也学不好。为了要学好英文，你每天要做什么？用怎样的顺序去做？
如果你没有如此订好详细的计划的话，你的时间会在不知不觉间就消逝
无踪。
□将一天的时间结构化
我们先从一天的周期，来考虑时间的周期。
你的一天有多少时间？你在那些时间内做些什么？
如果我们将一天的时间，分成几个单位的话，会比较容易订定计划与安
排时间表。我是将两小时设定为一个单位。
从起床到睡觉，共分成9个单位，正好完美地排成一个阶段。
划分这些单位的目的之一，是为了安排时间表。
如果能掌握一天的结构与周期，就能对自己一天的行动产生一个概念。
换言之，就是可借此思考，在不做自己做不到的事，并不浪费时间的前
提下，你一天能完成多少事，在哪些单位中完成。
以两个时间为单位，是因为对我的工作而言，它正好是一个恰当的单位
时间。因此，这个时间的单位，是会因各人的职业而有不同。
了解自己身体的周期（早起型、晚睡型），并配合之。创造出自己的时
间周期，就可以更有效率地去运用时间。
请注意，分割时间并不单只是像手表般把时间区分成许多单位。
我们应藉着重新用自己的眼睛，自己的头脑去看时间，相信一定能有一
些意想不到的发现。
而使我们有这种发现，就思维了不起的地方。藉着这样的过程，使我们
产生足以创造有创意的生活的眼光。
早上1个单位，下午2个单位，只有这3个单位才是工作的时间。除非
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有特别的事，否则绝不超过。这就是我的周期。
只要思考今天要在哪个单位做什么事，时间表的安排就算完成了。
□掌握一周的周期
在掌握一天的周期与结构后，再来掌握一周的结构与周期就可以了。
一周的循环，是由左下而右弯上，再转至右下告终的循环。至于这一周
是否有高潮，或较为平淡，就要依计划与时间表而定了。
掌握你日常生活的一天的周期化与一周的周期化，就是你是否能逐步完
成计划与时间表的要诀。
月周期与年周期，对我们而言是过大且难捕捉的，比较起来，一周在感
觉上比较容易掌握。掌握这种让人有概念的时段，就是安排时间表的窍门。
以思维的运作，捕捉来去无影的时光，并以周为单位，使之充实。事实
上，当以周为单位时，即使其中的一天被浪费，仍有机会使这一周充实。
“使自己生活充实的要素”，或许很难在一天之内完成，但如果以周为
单位的话，就可以星期来分配每一天的性质，甚至有时一天都玩掉也不要紧。
以星期几来决定每天的性质，从快乐的星期五，转变到快乐的星期四，
运动或文化的星期三，旅行的周末等，已相当一般化了。
所谓以一周为单位，安排生活计划，是说最好在星期几开会或商谈，在
星期几最好能看书或上课，好不容易才拍下的录像带该在哪一天看……，给
每一个日子，一个独特的个性。
通过思考可直接用做时间表的笔记。只要在各栏的左上角写上日期即
可。
你的一周，是怎样的呢？
□月计划就是模拟安排各课题的时间表
通常记事本上的月时间表，每个月只有一张。
如果你的时间表安排是被动的，你只要记入一些既定的事的话，一张也
就够了。但如果你想安排一个具有积极性的时间表的话，由于必须尝试一些
模拟或错误，可以随心所欲多用几张，会比较方便。
所以如何活用月计划用的设计纸，同样也是安排时间表上的诀窍之一。
你只要在这一张月计划设计纸上，用荧光笔将例假日标出，再将并排于
上部的月份标出，就可以随你的需要，去安排许多不同的月计划。
你也可以依计划来做时间表，或分公与私来安排，这样你就可以打破一
个月一张时间表的概念，想出一些新的用法。
但月份计划表，绝不能成为行动的计划表。
这张时间表是帮助你提醒你本月份的约会，或让你可以看见一个较长时
间的预定，每天的行动仍应思考。
请不要忘记，明日时间的情况与充实时间，是完全不同的。
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三、以年计划来掌握宝贵的光阴
“年度计划指引”的重要性是出人意料的。
一年有53周，以周为单位，制造一些变化。因为每周都各有特色，生活
也随之多彩，自然也就不再是一成不变的苍白岁月。
这种设计，就是充实人生的智慧。如果更极端点的话，一年只需要这个
年度计划及一周或一天就足够了，其他的设计纸没有也无妨。
因此，我们在笔记中，准备了这个年度计划指引。
这个年度计划指引详细地标出了例假日等，使我们能好好掌握住一年的
时间。
我们可以边注视这个年度计划指引，重组我们对时间的笼统印象。在这
附近该做这件事，又快到了该做那件事的时候了，在这周休假怎样呢？……
以这种方式将一年的时间计划，区分出来。
只要去思考一下，就会明白的。结合计划与时间表，能赋予抽象的概念
一个具体的形式，一个行动性的印象，使时间能更有效地被运用。
请将一年，这一个长而抽象的时间，与今天一天的行动这个具体概念相
结合。在其中亦可使用月或季，甚至更短的周等时间的单位。
而如何取时间的单位，与如何使各单位连络，就是结合计划与时间表的
秘诀所在。
我们也可以将时间的单位，改称为时间的周期。这么一来，就会牵涉许
多个人性的问题。
这不仅是将时间的单位，分割成长与短的技术性的问题，还会因个人的
生活方式、想法、工作而产生很大的差异。因此知道自己的“时间的周期”
或去创造它，就是善用时间的秘诀。
所谓周期，就是你办事所采用的周期效应。
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四、时间表有两种形式可灵活地加以运用
某一天我的电话铃响了。“几月几日，我有事想与你商谈，你有空吗？”
看自己的时间表。那天有必须做的工作。但那并不是非在几点到几点做
不行的那种“毫无弹性”的工作时间。
我的工作多半是一个人思考、设计，因此在一天的哪一个时间单位内工
作，比较无大碍。如果当天有什么突发且非完成不可的事，也没有必要立刻
记到时间表上，事实上也不可能如此做。
相反地，与人见面，或在特定场所 （如摄影或录音等）进行的工作，或
与其他同仁一起做的工作的话，时间大致都会被限定。而且这种时间多半是
不容更改或错失的。因此最好使用有时间刻度的时间表。
所以，事实上时间表是有两种形式的。
也因此，我特别设计出能满足自己所需，将时间细分化及将必须完成的
事列出的日计划时间表及周计划时间表。
要充分地运用时间，最重要的就是产生一些东西，创造一些东西，或完
成一些事情。
忙碌无比，却一事无成，是最令人觉得空虚的。
掌握是为了使你充分运用时间。
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五、时间表管理之道
□有效地安排时间
与对方通过电话，确定了对方及自己的时间及约会讨论的重点之后，就
可以将日期及时间记入记事本中了。
翻阅记事本，记入一些定期召开的企划会议时间。整个时间表都被填得
满满，黑压压的一片。这个月又是一个忙得不可开交，连喘口气的时间都没
有的月份……。
如果，时间管理是如此这般的话，就太没有效率了。每看到这样的日程
表，就会感觉烦躁。每天被时间所追赶，不得稍有松懈，人生将是多么地乏
味呀！
至于我在时间的管理上，是将这些区分为“时间管理”与“行动管理”
两个部分。
□使自己不要太匆忙
所谓“非做不可的事”与时间有关的项目之中，可以大略区分为两个部
分。
第一就是“什么时候非做不可”，另一则是“什么时候非完成不可”。
而所谓的“日程管理”，简单地说，就是把这两点在
自己的生活中，适度地加以分配。也就是说“不慌不忙地工作”，而非
撵鬼似地忙成一团。
虽然在记事本上安排了密密麻麻的行程，但是却使自己毫无充裕的空
间，我想一样是毫无效率可言的。若想制作“不慌乱的行程表”，以下几点
绝对必须考虑。
1。长期、中期、短期的日程表具有互动关系。
2。非做不可的工作要列于表首。
3。结束时间已决定的工作之前，要作倒数记日的记录。
4。由自己所订定的约会，要配合对方的时间。
5。来自对方的约会，也要配合自己的时间。
不妨想想，当我们还是孩子时，是如何渡过漫漫暑假的。一旦把大约60
天的暑假安排得密不通风，自己的行动也同时被局限得死死的。因此，到不
如把暑假作业完成了之后，再去旅行或游玩，时间安排得妥妥贴贴来得好些。
有时候，全家要去旅行的日期，却又有朋友来相邀，这时候是最令人感到左
右为难的时候了。如果对方的邀请与自己的时间无法配合的话，就选个自己
喜欢的旅行吧！
工作也是一样，重要的事情一定要能区分出“什么时候该完成”以及“什
么时候开始进行”，如此才能有妥善的管理。
□利用颜色及记号区分
这个部分，在日程表上也占有相当重要的地位。
一般记录栏的空间都相当狭小，想要在这小小的空间里记下大量的内
容，就必须有相当的工夫。
1。善用色彩。
2。利用自己设计的记号及代号。
3。定期的重要事项等，记下已知的时间。
4。例行性的事项，不要全盘记录其中。
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5。要能区别已处理及未处理的事项。
6。尽量选择横向书写方式。
在记录行程表时，利用4色原子笔，公私事件即可一目了然 （公事用蓝
色、私事用红色。另外2色则是杂记用黑色、已处理事项用绿色删除）。以
颜色区分别无它意，而是可以在纸面上看出还有哪些未处理的事项。
此外，当预定行程有所变动时，则以修正液加以修改，再以适当色彩的
笔记入，对预定行程的变更可一目了然。
□时间管理的技巧
1。作可同时进行的事。
2。保持较轻松的状态，同时需有适当的紧张，并集中注意力于事物上。
3。发言需和行动有所关联，而且要简洁。A。避免下列发言：纯为解释、
重复不变、和行动无关的发B。不要发表感想性的发言，例如“原来如此”、
“相当不错”等，而应发表和下一个行动有关，而且有建设性的发言。4。不
要想一个人独立解决问题。A。积极请教专家；B。积极地授权；C。有效活用别
人的时间。5。不要积聚工作。6。有效利用等待的时间、零碎时间。
□以速度管理时间 1。集中全力于工作之中。2。除非时机不好，否则便
当场决定并付诸行动。3。勿囤积工作（未处理之文件）。4。不要漫无计划，
事先限定好结束的预定时间之后再逐步执行。5。主动打电话联络。□以核心
思考管理时间1。在短时间内掌握核心及骨架。2。尽早以当事人的姿态融入核
心。
3。明确把握住战术上的重点和问题点，而不要将时间浪费在重点以外的
地方。
4。加强筛选的能力，以便有效率地从众多情报中发掘出真正有价值的情
报。
5。情况虽混乱，也不要中断。
6。提高速记能力，并牢牢记住事情的核心和骨干，以备下次之需。
7。当场转换思绪，集中精神。
□确定时间表
·一天的时间表
日志时间表，是可以将最具体的内容记入的行程表，通常是将一天分记
在一页或两页之中。
但是，通常我们并不使用日志型的记事本。因为这种型式的记事本，常
常会使预定项目与杂记项目混在一起。日志型的行程表，只使用于特别的用
处 （例如：旅游等）。
然而却极适用于分类使用。也就是记事本中分为日志及金钱出纳等，是
公司保存业务报表的一种。
大体而言，市面上出售的日志行程表可分为“预定及摘要”两部分。亦
即“应完成事项、时间表、摘要记录栏”等，这些是记录日程表的三大主干。
我们并不将行程表分此三部分，而是以另一种形态去处理，亦即“今日
应做事项”、“今日预定事项”、“今日记录”等三个主干来记录。内容分
述如下：
1。预订事项记录于周志日程表。
2。本日记录则记载于市售的周志行程表上，以此代替日志。
3。应完成事项记载于别表。
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日志一天需要一张纸，一个月就要3O张。但是以我们的方法，则只要5～
6张即可。
但是，因为这种方法会使预定事项与摘要记录分离，日后在整理上可能
会有困难，因此这是它最大的缺点所在。
·作记录有趣的一面
前面我们已经谈过，日志时间表是由“预定事项与摘要记录”所构成。
现在，就让我们再深入地谈一谈。
在日志的某一页中，事先记录预定要做的事情。当然，也有人到当天才
记录的。
而且，一天过去了，事情也结束了……而摘要记录栏内却还记着当天的
事情。
经过了数年，连续的记录就成为连贯的行动记录，这种记录资料很容易
就可唤起我们的记忆，这个时候，它不仅只是记忆而已，保存它，作为日后
参考之用，实在具有相当大的价值。
不论是从事什么样的业务，一定会预定一些年度大事。例如：4月份的
新工人培训、冬天时间的防霜害准备……等等。这时候，因为有了往年的记
录，于是这些旧记录便成了一项有力的参考依据。
这种“记录性”具有日志及日记两方面的功能。
日志是以事实关系为重点所作成的记录，小学生的家庭联络簿就可以作
为代表。因此，业务日报及金钱出入等项目也许可以归入此一类别。
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