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因而安排要算好提前量和必要的机动时间。
③注意接待的后勤服务。群体接待由于人员的增加，许多单个接待并不
突出的问题，若不注意也会造成很大的被动。如接待场所、会议室，单个接
待比较随意，而群体接待就一定要恰到好处，有的单位甚至暂时没有合适的
场所，也得想办法或事先控制人数，或分批接待；又如代订车船票，单个来
客并不成为问题，一旦人数很多，一下子买不到这么多票，也须早作打算。
总之，后勤服务工作要格外重视，以免挂一漏万。
④注意群体中个别人员的特殊要求。接待群体对象，由于人数众多，各
人情况不一，有经验的公关人员除了了解总体一般情况以外，往往也十分注
意群体中个别人员的特殊要求。这项工作做得好，可以给对方全体人员都留
下深刻的印象；反之，一人向隅，举座不欢，也会影响全团队的情绪。
（3）车站、机场、码头迎送
公关接待工作的 “善始善终”往往表现在车站、机场、码头的迎送环节
上。迎送工作的有关事项如下：
①认真研究客人的基本资料。准确了解客人的名字、相貌特征 （如事先
有照片的话），弄清楚客人的身份、来访目的、与本组织的关系性质和程度，
以及其他背景材料。
②确定迎送规格。根据以上资料，结合本组织的具体情况，确定迎送规
格。对较重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；亦可根
据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副职、
助理出面。对于一般客人，由公关部派员迎送即可。
③做好迎送准备工作。比如，与有关交通部门联系，核实客人的班机或
车船班次、时间；安排好迎送车辆；预先为客人准备好客房及膳食；如果对
所迎接的客人不熟悉，需要准备一块迎客牌子，写上 “欢迎×××先生（小
姐、女士）”以及本组织的名称；如需要，可准备好鲜花等。
④严格掌握和遵守时间。无论迎送，均需提前到达机场、车站或码头，
不可迟到。要考虑到中途交通与天气原因。如送行时客人需办理托运或登机
手续，可由公关部派员提前前往代办。
⑤迎接与介绍。接到客人后，即表示欢迎或慰问，然后相互介绍。通常
先将前来欢迎的人员介绍给来宾；或自我介绍，并递上名片。客人初到一般
较拘谨，应主动与客人寒暄，话题宜轻松自然，如客人的旅途情况，当地的
风土人情、气候特点、旅游特色，客人来访的活动安排、筹备情况、有关建
议，以及客人可能关心的其他问题。除客人自提的随身小件行李外，应主动
帮助客人提行李。
⑥妥善安排。客人抵达住地后，尽可能妥善安排，使客人感到宾至如归。
如，向客人提供活动的日程计划表、本地地图和旅游指南；向客人介绍餐厅
用膳时间及主要的接待安排，了解客人的健康情况及特殊需要 （如回程机、
车、船票）；到达后不要马上安排活动，迎接人员不必久留，以便让客人更
衣、休息和处理个人事务；分手前应该约好下次见面的时间及联系方法等。
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13。怎样安排会见与会谈
为了融洽双边关系，增强双向沟通和相互了解、相互合作，公共关系部
门常常需要为主、客双方组织和安排会见和会谈活动。这是较为正式的社交
活动。
（1）会见
会见，国际上一般有接见和拜会之分。凡身份高的人士会见身份低的人，
或者主人会见客人，一般称为接见或召见。凡身份低的人士会见身份高的，
或者客人会见主人，一般称为拜会或拜见。我国一般统称为会见。接见和拜
会后的回访称回拜。
会见就其内容来说，有礼节性的、事务性的、政治性的，或兼而有之。
礼节性会见时间较短，话题较为广泛、轻松，属于一种较正式的见面形式。
事务性会见则涉及双方关系的交涉、业务商谈等。
会见可以安排在办公室或会客室。在会客室会见的座位安排：客人坐在
主人的右边，如需要译员和记录员则安排坐在主人和主宾的后面。其他客人
按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座。座位不够可在后
排加座。
（2）会谈
会谈，指双方或多方就某些正式或重大的政治、经济、文化以及其他共
同关心的问题交换意见，或洽谈公务，业务谈判等。会谈的内容一般较为正
式，政治或业务的专题性较强。考虑到会谈 （特别是谈判）的气氛比较正规、
郑重，对等性强，因此，座席的安排更讲究双方或各方的平衡，通常用长方
形、正方形、椭圆形桌子。最常见的是长方形桌，宾主相对而坐。以正门为
准，主人占背门一侧，客人面向正门。主谈人居中。译员安排在主谈人右侧
或后面。其他人按礼宾顺序左右排列。如会谈长桌一端向正门，则以人门的
方向为准，右为客方，左为主方。
（3）会见和会谈的注意事项
①提出会见的目的和要求。拜会者根据双方关系、本人身份及业务性质，
提出要求会见主方某人士，约定会见时间、地点、参加人员。接见一方应尽
早回复。如因故不能接见，应婉言解释。
②接见一方的安排者，应主动将会见 （会谈）的时间、地点、主方出席
人及有关事项通知对方。拜见一方的安排者，应主动向主方了解有关事项。
③准确掌握会见 （会谈）的时间、地点和双方人员名单，及早让有关方
面作好准备及安排。主人应提前到达候客。
④接见一方应在会见 （会谈）场所安排足够的座位，并事先排好座位图，
现场放置座位卡；准备好扩音器、灯光等设备以及茶水、饮料。
⑤如需合影，应事先排好台影图。合影时一般由主人居中，按礼宾次序，
以主人右手边为上，主客双方间隔排列。主要身份者站前排，其他人员排在
后面。一般来说，两端均由主方人员把边。
⑥客人到达时，主人在正门口或会客厅门口迎接。会见结束时，主人应
送至车前或门口握别，目送客人离去。
⑦正式的会见和会谈，与会者不应随意走动或进出。工作人员安排就绪
后应退出。记者也只在会谈前采访几分钟，然后离场。根据双方协议，会谈
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后可共同或单独会见记者。
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14。怎样与记者打交道
如果有人问，请你为大型综合性运动会主持公关活动，那么，公关的首
要公众是谁？也许很多人毫不犹豫地回答，当然是那些在比赛场上叱咤风云
的运动员了！这话没错，运动员是运动会的主角，无疑也应是运动会的首要
公众。但是，如果把这句话绝对化，认为运动会的首要公众非运动员莫属，
那就有点失之偏颇了。
1988年汉城奥运会组委会主席曾在不同的场合说过这么一句话：“我们
是把70％的精力放在记者的接待工作上的。”他是这么说的，也是这样做的。
比如，在安排记者村和选手村时，他们把房间标准高的公寓用作记者村；在
记者班车、电讯服务方面，他们更是尽其所能，安排得无可挑剔。在奥运会
前后的记者招待会上，这位组委会主席都是亲自站在门口，恭候记者达几小
时。这位主席曾这样解释说，接待好一个运动员和接待好一个记者的效果是
大不相同的，一位运动员说你奥运会办得好，最多是几十人或者几百人知道；
但是，如果一位记者说你办得好，那就可能让几十万人、几百万人，甚至几
千万人知道你们成功地举办了一届奥运会。这就是传播媒介的特殊功效！汉
城奥运会的巨大成功，难道与这个意识、与这项工作没有关系吗？而巴塞罗
那奥运会，虽然也办得相当不错，但是，我们读者却听到、读到了许多这样
的报道，诸如“经常误点的班车”、“热情有余但经验不足的西班牙人”……
以此引申开去，人们又看到了许多有关西班牙特别是巴塞罗那政治、经济等
评论员略带微词的报道。这就使原本不错的奥运会打了折扣。
从公共关系的角度讲，新闻界公众对一个社会组织来说应是最重要的公
众之一。因为新闻界公众具有双重身份，一方面他们是组织的客体，另一方
面他们又是组织与公众实现广泛、有效沟通的必经渠道。客体与中介的合一，
决定了新闻界公众往往被摆在最显著的位置，或被称之为外部关系中的首要
公众。大型综合性运动会更不可能例外。
西方一些国家将新闻媒介看成是立法、司法和行政三大权力之外的 “第
四权力”或 “第四阶级”，并把新闻记者喻为“无冕之王”。这样的说法固
然有些夸张，但是，因为记者背后站着的是数十万、数百万乃至数千万读者、
观众和听众，确实是公关人员必须 “打起精神，小心伺候”的“上帝”。
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15。怎样写新闻稿
写稿时也应注意到新闻报道的五个w 一个H。就是：
When 事件发生于何时？
Where 事件发生于何地？
who 牵涉到何人？
What 所发生者为何事？
Why 何故会发生此事？
how其整个经过如何？
英国的一个公共关系专家举出写作新闻稿的 “七点”模式。这七点就是：
（1）主题——这新闻稿是关于什么事件的？
（2）机构——机构的名称是什么？
（3）地点——机构的所在地是哪里？
（4）优点一所谈的产品或服务有什么新颖或特异之处？能提供什么利
益？
（5）应用——如何可以使用或享受这些产品或服务？谁可以使用或享受
这些产品或服务？
（6）细节——它的规格如何？或颜色、价格、大小等各方面的细节如何？
（7）消息来源——这是指发出消息的地方，它和产生新闻的地点未必一
致。譬如一架新型的飞机可以在某一机场启航；但发出新闻的航空公司总部
却在市区。
当然上述提供的几点是不妨加以变通的。
以上所讲的基本原则涉及新闻稿的内容及其表现手法。这样一篇稿子是
否能为新闻界采用，主要看其是否有新闻价值。
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16。怎样组织记者招待会
开记者招待会，首先要选择适当的日期和时间。所谓适当就是要适合记
者们来参加而不能只为便利自己的老板。
选择日期最重要的原则就是不可和重要节目或盛大的庆典同时举行，否
则的话可能只会有很少记者或甚至没有记者参加，因为记者们没有分身木。
如果别的节目或庆典比你的招待会重要，他们必然会选择重要的参加。
至于在一周的哪一日举行也应该考虑一下，通常在周未并不适宜。如果
新闻界的熟朋友，可以去电话打听一下有没有别人打算和你在同一时间开记
者招待会。
记者招待会可以在上午 11时左右或下午3 时左右的时间召开，其他太早
或大迟的时间对记者来说也不大方便。
适当的地点也十分重要。譬如交通方便和场地舒适都应在考虑之列。
要想举行记者招待会应该注意下列一些小节：
（1）请帖应及早发出，如可能最好在两星期以前，临时发生的重要事件
当然可以例外。召开这个招待会的目的必须清楚言明，最好列举出在会场上
发言主要人物的姓名、举行日期、时间、地点及召开机构的地点及电话等，
以便传播机构可以进一步预先询问招待会的详情。
（2）通常报社对于是否派遣记者前来是不会答复的，所以必须准备充足
的座位给记者们。
（3）必须有高中级执行人员，并设置签名册以便到会的记者签名。
（4）机构方面的每一名与会职员，包括演讲者在内都应该在胸前佩带写
上姓名的标签。对来参加的记者应发给写上姓名和传播机构名称的标记。
（5）如需放映电影、录像带或幻灯片，必须先检查放映机是否良好；如
需用扩音器，也必须事前检查其是否妥当。
（6）招待会事后可举行鸡尾酒会或茶会，以便记者能有机会单独访问机
构方面的重要人物，因此也能增进效果。
（7）主持人的致词和其他资料以及照片、图片等必须复制多份，以便分
发给在场的每一位记者。
有一点非常重要，就是记者招待会必须按时举行，主持人的致词必须简
明扼要，而不浪费记者的时间。
通常记者招待会不宜同时招待其他嘉宾如顾客等，因为我们是无法同时
应付两种公众不同的需要的。
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17。怎样组织现场参观
企业组织参观的项目一般包括：企业的展览室，生产设备和工艺流程，
厂区环境，员工的教育、培训设施，以及企业的服务、娱乐、福利、卫生等
设施。
现场参观的组织与安排要 “看似随意，实则精心”。除了公关部门之外，
一般需会同行政、人事、销售等部门，组成专门机构，全面负责活动的策划、
组织和实施。
（1）首先，举办参观活动应有比较明确的主题，并围绕该主题安排有关
活动内容，邀请特定的对象，制定公关宣传方案。
（2）举办活动的时间一般应结合有关吉庆日子，如周年纪念日、开业庆
典、社区节日等；邀请对象确定后，要事先编制来宾名册，落实出席的重要
宾客。
（3）请帖应及早发出并应附有充足的资料，使人家知道所参观的内容包
括些什么东西，并且说明日期、时间、地点。如果参观地点离市区中心很远，
应该供给交通工具及茶水膳食。这一点也应该通知对方，并应告诉对方何时
可以参观完毕以便对方自行决定是否参加。如果需要答复的，可以附上一张
贴有邮票的回邮明信片。
（4）参观时一切程序包括参观路线应预先计划妥当，沿线作必要的标
识，并进行一些装饰美化，以便到时能够顺利进行。有些单位还要注意技术
保密问题，也需在路线规划时注意。
（5）应该有足够的接待人员和相应的服务设施，包括交通、饮食、娱乐、
医疗等项目，尤其是需要有人能答复一切查询及接受访问。有关的宣传资料
和礼品应预先准备好。宣传资料包括：企业简介、纪念册、活动指南、招贴
和传单、说明书、视听材料等。茶水及膳食更应安排妥当，以便到预定时间
即可马上进食，免得临时张罗来不及。
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18。怎样举办和参加展览会
展览会是最典型的综合性公关媒介。一个展览会少不了要用照片，也时
常放映幻灯片或电视录像，要派发印刷品，要利用播音和电视技巧，要搞报
界联络，还要和参观展览的公众作面对面的接触，所以在言语方面也大派用
场。
总括来说，展览会的优点有：
（1）本身是一个特别节目，有娱乐性且能吸引公众前来参观。
（2）展出的东西有目共睹，更可以示范实物，即使实物太大或不便展出，
亦可采用模型或利用视听工具放映来代替。
（3）与公众直接接触，能充分正确地了解他们的意图而建立起双向的沟
通。
事实上，展览会不但是公共关系的媒介，而且也广泛应用于宣传、广告
和销售上。
展览的形式也有户外、户内、流动等形式，更可与会议或特别节目一齐
举行。
至于大规模的展览会有许多机构参加，可以说是一件盛事而会获得新闻
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