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步进入并坐下，还是愿意他们在会议室外会合，一直到会议开始前几分钟？
然后你突然打开门，让他们在激动人的音乐伴奏中通过出席的主管人员的欢
迎行列走进会场。
在会议开始时，往往放映电影或幻灯片。许多这类商业演出适合于适当
的主题，可以照用。其它的可以按你的需要插入你自己的幻灯片。或者你可
以进行你自己的演出，用当年或上次会议拍摄的镜头。但如果是严肃的，只
有工作没有娱乐的会议，开幕时使用视听设备可能不合适。你可能宁愿直接
讲开场白。
开幕式为整个会议定下基调。你让参加者知道可以抱什么期望，而且你
或者得到他们的合作，或者得不到。因此，第一个讲话的人——不管是总裁，
是负责销售的副总裁，是负责市场营销的副总裁，还是其它主管人——应该
提醒大家为什么召开会议。
“今后几天内你们学到的新的服务工作，将有助于我们进入一个全新的
市场。在你们回去以前，你们会有六个不同机会了解其特征和作用，以及你
们能向顾客奉献的好处。”
如果公司总裁出席会议，但不致开幕词，他的讲话就应包括解释他为什
么觉得参加会议是重要的。其它的总部人员可以只被介绍，或者简单说几句
有关他们主管的工作以及他们将如何参加会议。例如，主管新产品的经理可
能愿意告诉参加者他已审查会前要求他们提交的顾客异议并将于“明天上午
十点讨论”。
十点讨论”。
务必做到有人——谁合适，就找谁——向大家就公司现状及其面对竞争
者的处境作一诚实的评价。还要告诉推销人员他们在维护和加强公司地位的
全面战略方面应起的作用：
“你们能用本次会议上学到的知识使我们的顾客相信我们比过去任何时
候都更加负责地解决他们的问题。”
注意：即使你设法在开幕词中谈及全部要点，也要使开幕式越短越好，
并迅速转入研讨会。人们不是来听报告的，他们是来学习的。
□研讨会和培训班
不论你拥有划分为几个小组参加这些活动的大批推销人员，还是始终在
一起的少数推销人员，会议的中心是各种研讨会和培训班。这是人们获得有
关推销什么及如何推销的最新
讯息的场所。他们学到产品介绍或更新以及帮助他们推销的
促销广告活动。他们增长推销的专业知识，分析他们或公司
正在承受的困难，并一起寻求解决办法。
在这些方法中进行选择时，要记住两条基本的指导方针：用适合于该问
题和你单位的方法，并变换方法以保持兴趣。以下是几种可
能的方法：
·讲课——这是一种有效的传达讯息的方法，尤其是有关技术问题。某
化工厂专业公司推销人员在推销会议上受到有
关新产品开发和专门术语的教育，以及有毒物品和安全问题
的最新资料，但他们也花费很多时间做参加实践活动的实验
室工作。
过多的讲课可能使那些本身具有良好联络技能的成人觉得厌烦甚至不
快。因此只在绝对必要时才讲课。但凡可能，
要使用人们都能参与的方法。
·参加实践演练的做法——让推销人员看得见，摸得着产品，并用产品
演练。如果切实可行，把竞争者的产品和你自己的产品都拿来。让人们亲眼
看一看，以增长他们对产品的了
解，因而也增长他们推销的能力。
如果你推销某种服务，可用销售说明、广告等进行竞争对
比。
·角色扮演——这是改进销售技能的特别有效的方法。一般是两人一组，
一人演推销员，一人演买主。但是有办法变换这种标准方法。每次由一组表
演情景，其余各组评论扮演推销员的人。也可以组成队，各组则可竞赛。或
者所有各组
同时表演，然后各“买主”也汇报推销员哪些地方做得好和哪些地方做
得不好，而推销员可汇报他们认为推销的哪些方面最难处理。
一位郊区报纸的连锁商店的地区广告经理常常在他的会议上使用角色扮
演以进行推销培训。他说：“我们让人们扮演客户、推销代表和旁观者，并
由他们轮流扮演角色。”在角色扮演中，较高的管理人员来回走动，进行观
察并以一些消息和无关的问题等进行干扰。这种干扰使情景更为逼真。销售
经理说，管理部门“想看看”在干扰之后，“人们是否能恢复推销方式。”
察并以一些消息和无关的问题等进行干扰。这种干扰使情景更为逼真。销售
经理说，管理部门“想看看”在干扰之后，“人们是否能恢复推销方式。”
的房主。推销人员都被告知同样的房地说明和开始的要价。在预定的时
间结束时，每位推销员汇报他所卖得的房价，差距
之大竟然惊人。然后他们必须解释他们如何卖得这样高价，或者买主怎
样将价钱压得这样低。使用完全不同于他们所推
销的产品或服务可以帮助代表们集中注意力于推销技巧而不
是产品特征。
录像带在角色扮演中可起有效的作用，因为它使推销人员能看见自己的
行动。但这只有在录像时人们感到自在才可行，因为这样他们才显得真正自
然。
□推销人员的投入
当问到销售主管人最希望改进推销会议的哪些方面时，列在首位的是得
到推销人员更多的回馈的愿望。他们想知道推销人员想的是什么或关心的是
什么。大多数推销人员也愿意让管理部门知道。所以很难相信你还得费力地
从他们那里得到讯息，可是这是事实。下面是可能有所帮助的一些方法：
·可以在会前或会议期间使用问卷。会前送出的问卷可以征求对议程项
目的建议？或者要求对一些具体方面的投入：你必须对付的最粗暴的异议是
什么？你以为你的推销介绍的最薄弱部分是什么？管理部门能做些什么使你
的推销工作容易些？有些问题是敏感的，最好在会前用不具名的问卷处理。
但同样问题可在会议时提出并用作讨论的基础。
·交流经验是另一种可用方法。推销人员热衷于谈论他们去年最困难的
推销，访问前行之有效的准备方法，或加强与顾客关系的额外工作。这时候
部门可以发现推销人员有什么困难，哪些地方他们做得成功：顾客需要什么，
以及竞争在哪方面造成损害，要充分利用这个方法。
·测验：会议开始时的一次测验，是会议领导人发现人们短处和他们需
要学习什么的另一个方法。但如果必须立即把结果列表，则务必尽量简短。
还要做到会议领导人有充分准备，而且灵活到足以根据测验结果改变方法或
安排。
·“餐桌话题”。午餐也可以成为出席人有成效的学习时间。做到这一
点的方法之一是使对同一问题有兴趣的一群人坐在一起。讨论题可由管理部
门决定。或者，更好的办法是推销人员在会前的问卷中提出建议。为使这一
方法可行，可在每张餐桌上摆上标志说明讨论题，或指定每个讨论题的负责
人，让有兴趣的人和他坐到一起。（可能有必要让人们事先选好话题，以确
保某张餐桌足够坐下所有感兴趣的人。）这种非正式讨论往往产生有益的意
见，并能引发延续到下次会议的热情。
□会议暂停
几乎被认为当然的事实是一个开两天或两天以上的会议，都在中间有休
息时间，以进行娱乐活动。不仅推销人员希望如此，而且中间的游乐——特
别是如果会议是紧张的——使人们回来时精神焕发地重新投入工作。要注意
两点：
··
·不要把会议安排在度假胜地，那里的会议室都看得见游泳池或网球场，
而你的日程又是上午八点，下午五点。这样你只会招来憎恨。如果你安排的
是一个只有工作没有娱乐的会议，那就应该在完全工作的环境举行。
□颁奖宴会
除非你为了酬谢人们的业绩而特别组织鼓励性的旅行并发给饰物、奖章
等，否则，奖品通常在推销会议期间分发。这是炫耀一番的时候。宴会厅的
装饰要与会议主题一致，或者与会议场所交相辉映（会议场所的工作人员对
此项肯定能提出建议）。
宴会饭菜必须是独特的。不要忘了摄影师。照片应随同新闻稿发出，发
给恰当的本地的、地区的或全国的报刊上，视你单位公共关系活动范围而定。
这些照片对于公司传达讯息以及受奖者本人也是重要的，因为这是赞誉业绩
的又一方式。
颁奖宴会是宣布下年度竞赛条件和奖励的好时机，应予利用。
□闭幕会议
如果在若干次会议之后，你觉得还有必要再开一次全体大会，就不要拖
长时间。你不必花费很多时间来对每一个人表示感谢他们到会，使他们觉得
本来两小时前就可离去。要好好利用闭幕会议来评价本次会议或开始下一步
的工作。
□会议评估
为会议规定是重要的。但是如果没有人检查是否达到规定目标就等于浪
费时间。有几种在会议进行中或会后评价会议成就的方法，其中包括：
·测验——如果重要的是推销人员精通产品或服务的规格，现场测验就
有助于跟踪他们的进展。在上午中间的时间进行测验，并在喝咖啡休息时记
分。如果出现普遍缺点，就在休息后复习。如果只有一两个人有问题，就另
行安排辅导，以免占用大家的时间。
·现场演习——对某些产品而言，活生生的动作比测验更能显示人们学
到的东西。例如一家位于印第安纳州的高技术企业的市场营销经理说，在他
的推销会议上，“我们一般让某人到前面来重新编制计算机系统程序，以便
考察他是否完全了解。”
·非正式交换意见——在喝咖啡休息时间或鸡尾酒时间的闲谈可能不足
以表明人们吸收了多少知识，但可能透露他们的态度——他们认为会议很值
得呢，还是浪费了他们的时间；会议安排得怎样；住宿和膳食是否有问题等。
人们知道这时候的谈话是不做记录的，因而较易于引出他们的话来。当然，
你也可以旁听别人的谈话，从中获得讯息，而无须参加他们的交谈。只要你
不是偷偷摸摸像个间谍似的，采取这种方法是很好的。
·评估表格——这方面有两派。一派主张在会议闭幕时——或每次重要
会议结束时——分发评估表格，并要求人们在离去以前填好。他们的理由是：
现场的印象比较新鲜和准确，而且可以得到较多的反应，因为人们不会把表
格带走而忘记交回。另一派认为人们在会上填写表格可能匆忙而不仔细，填
写的是最表面的印象。给他们一点思考时间，他们会反应得更准确。一位报
纸广告经理说“我们要求两周内的市场报告”。如果人们离开会场且不受他
人影响，他们的真实感受就会显露。两种意见各有其正确之处。你可以两种
方法都试试，看哪一种更适合于你单位。
格带走而忘记交回。另一派认为人们在会上填写表格可能匆忙而不仔细，填
写的是最表面的印象。给他们一点思考时间，他们会反应得更准确。一位报
纸广告经理说“我们要求两周内的市场报告”。如果人们离开会场且不受他
人影响，他们的真实感受就会显露。两种意见各有其正确之处。你可以两种
方法都试试，看哪一种更适合于你单位。
对推销会议的真正考验是人们回到工作岗位后怎样执行。例如，他们现
在是全面推销呢，还是仍然集中于他们认为最容易推销的那些品种？他们是
否了解新的折扣条件并正当地把这些条件向买主提出？他们是否正在走访管
理部门想要渗入的新的销售渠道？访问报告是否填写得更为完全并且更迅速
地提出？
这里，现场销售的管理是关键。重要的是实地找出和克服困难。听其自
然直到最高管理部门有所察觉，问题就不可收拾了。
·外勤工作报告——如果你有外勤管理人员，在他们返回他们的地区之
前，和他们单独开个会是个好办法。要明确告诉他们，他们在花费时间和推
销人员一起走访以观察推销人员的推销方法，以及他们对审查方针与程序方
面负有哪些责任。你还可以准备一张简短的核对清单给他们作为备忘和指
南。如果你自己对外勤推销人员负有全部责任，就给你自己也准备一张核对
清单，这会使你更便于确保会议的讯息和程序传到外地。
一位制造商有五个地区，每个地区有
20个分店。一位分店经理说，地区
经理走访各分店，“我们还得到一份我们在会议上讨论的全部内容的抄件。
通过地区经理的走访和我们处理文件的方式，他们能很快了解我们是否学到
了我们应该学到的东西。”
·数量——外勤工作报告有助于衡量会议的质量效果。至于数量评价，
就看数字。“盈亏一览结算线——纯销售业绩”是许多销售经理评价推销会
议有效性的方法：
——销售量上升了吗？
——销售量的上升是你希望推销人员强调的产品种类吗？
——会上介绍的新产品是否完成指标？
——是否正在发展新客户？
——推销人员是否完成个人定额？
——推销人员的周转是否放慢？要对你希望实现的目的心中有数，然后
进行查核以弄清你是否成功。
□寻求帮助
为地区性的或全国性的推销会议制定计划是一件巨大而令人生畏的任
务。无论是一年制定一两次会议计划的个人还是会议的专业者，都是如此。
不管是哪种情况都没有必要由一个人单独进行。帮助是可以找到的，而且往
往不花钱。
·会议场所的制定计划者
许多旅馆和度假胜地以及所有的会议中心都有会议服务人员或部门。把
你要召开的会议的情况尽多可能地告诉他们。不要只限于到会人数、到达时
间、卧室间数及用餐次数，还要说明会议的目的。这样，制定计划者就可以
根据你的需要分配适当的会议室，并安排用餐时间和菜单——或许甚至建议
一次推动目标实现的围绕会议主题的活动。
··
航空公司的制定会议计划的服务机构常被忽视。可是航线上的工作人员
能做的事情远不止预定机票和办理折扣率。各航空公司的服务项目不同，但
多数包括各客户的预定总记录（以确保个人得到商定的特别标价）；会议出
席人员名单，按姓名或到达时间先后排列；提前挑选座位和办理登机证；有
关目的地说明的印刷品等。有些航空公司还为你的会议准备宣传品，或协助
安排租用车辆。多数航空公司对展品提供打折扣的航空货运费率。
能得到这些服务的集体人数通常最少为
1O人或
25人。有关某一航空公
司更详尽的服务情况，可询问其会议计划或会议服务处。
·专业的制定会议计划者
小型例会通常可由公司本身制定计划。但如果会议是大型的，需要复杂
的安排，或必须是无懈可击的，而你（像大多数销售主管人一样）又没有一
位专门制定计划的职员，你就可能需要得到外部的帮助。一位专业的制定计
划者可以办理场所视察，谈判旅馆费率和飞机票价，并协助安排议程、印刷
材料。视听业务、娱乐及宣传。专业的制定计划者是独立的商人，因此要收
取服务费。可是，他们的专业知识有助于客户节约时间和费用，从长远来看
是合算的。
《成功有约——高效会议手册》高效会议要点
会议是否富于效率，解决之道不在于少开会，而是开高效率的会议。
会议是否富于效率，解决之道不是少开会，而是开高效率的会议。
一、会议发言要点
一、会议发言要点
主席是会议成败所系的灵魂人物，因此他必须善作陈述。主席的陈述必
须发挥三种效果：第一、唤起听众的注意，并为听众创造听取信息的欲望；
第二、使听众确切地了解所传达的信息；第三、说服听众，并促使听众立刻
采取某些行动。想获取这三种效果确实不是一件容易的事，但并非不可能。
假如主席在陈述之前能够做好充分的准备，在陈述过程中能够刻意他讲求陈
述技巧、视听器材的使用技巧以及物品的展示技巧，则这三种效果大概不难
获得。
□陈述前的准备工作
主席在陈述前必须做好准备工作。至于准备时间长短，则视主席陈述经
验的多寡，以及主席对陈述的主题的了解程度而定。一般说来，主席在陈述
之前至少必须做好下列各项准备工作：
1。了解听众。主席应设法了解听众对陈述的主题到底有多大的兴趣、对
陈述的主题拥有多大的兴趣、对陈述的主题拥有多少知识以及对陈述的主题
抱什么态度。
2。熟悉陈述的主题。主席对陈述的主题应具一定的深度与广度的认识。
唯有这样，他才能答复听众的疑问，也唯有这样，听众才会感到他言之有理。
3。设定希望实现的具体目标