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（3）做好对周知对象的通知和会场组织工作。如是传达文件的会议，会务工
作的重点是充分准备好周知材料，其中既包括上级发布的文件，也包括本单
位贯彻落实上级机关文件的具体措施等；如是报告性的会议，除做好对与会
人员的组织外，还要做好对报告人的接待和介绍工作；新闻发布会也属周知
性会议，会务工作的重点除了与有关新闻单位取得联系以外，还有一项重要
的工作则是提前拟出并印制多份集中体现发布内容的新闻发布稿。
□显示性会议会务工作要点
（1）根据所需显示的内容和需要，确定适当的会议形式，并对会议的形
式做出精心设计，力争在可能的范围之内达到最佳的显示效果；（2）遵照领
导者的意见起草显示会议主旨的讲话材料；（3）对会议场所施以符合会议主
题和气氛的布置、装饰；（4）做好对参加会议的领导和有关人员的接待服务
工作；（5）保证所计划的到会人数和会场秩序；（6）做好对新闻单位的接
待或沟通工作等。
□电话会议会务工作要点
凡要召开电话会议的部门，持部门介绍信需提前三天以上的时间到所在
地的电信局长途电话营业处办理特别业务挂号。主办单位应向电话营业处人
员申明会议的名称、主办者、日期、会议起讫时间、受话局城市的市名、受
话单位和计划参加会议的人员等。授话局根据本局的业务情况，看能否按会
议主办者的要求开通会议电话，如条件允许，授话局即可将此电话会议列入
运营计划井与各受话局取得联系。电话会议主办单位在向电信局办理完毕预
订手续之后，即可通过适当的方式通知计划参加电话会议的单位或个人，请
对方与所在地的电话局取得联系，并届时在规定的时间、地点参加电话会议。
运营计划井与各受话局取得联系。电话会议主办单位在向电信局办理完毕预
订手续之后，即可通过适当的方式通知计划参加电话会议的单位或个人，请
对方与所在地的电话局取得联系，并届时在规定的时间、地点参加电话会议。
闻其声，不见其人，所以，为保证身在异地的与会者能够清楚、准确地
收听讲话人所讲述的内容，作为讲话起草人和讲话人就应努力使讲话内容明
白易懂，尽量不要使用方言、土语及晦涩、拗口和容易产生歧义的字词语句，
以免使受话者理解有误。
电话会议在宣布开始之前，授话局要按照计划叫通各受话局和受话者，
并得到回答。在电话会议结束之前，会议主持人最好再就受话者对会议所讲
述的内容是否听清给以确认。在确认受话者收听清楚无误后，即可结束会议。
□国际会议服务工作要点
在目前国内现有的条件下，凡负责接待国际会议服务的部门（包括有关
的宾馆、饭店），首先要向会议组织者了解会议的名称、出席会议的人数、
接待规格、与会国代表不同的生活习惯、宗教信仰、会议日程以及与会国人
员在服务方式、服务设施方面有无特殊要求，对其中一些重要的人物还要掌
握其个人的嗜好及忌讳等，并根据情况对会议的服务工作作出安排。国际会
议会场的布置，要按照会议主办者提供的方案进行。如会议人数不多，会议
亦不属谈判的性质，会场可采用椭圆形桌或方桌矩形布置，以表示无高下之
分，一律平等。如会议规模较大，则要选择设备较好，座席相当的会议厅并
进行适当的布置。布置的方法是：按照在主席台上就坐的人数，用配有同声
传译装置的条形桌，呈一字形排列，如主席台上需安排多排就坐，前后要呈
梯形排列。大会会标用何种文字书写或显示于何处，主席台的底幕处或悬挂
会徽或按英文字母顺序排列与会国国旗等，所有这些都要按照大会组织机构
确定的方案进行布置。与会人员来到会场应安排会议工作人员或服务员在入
口处迎接并引入休息厅暂作休息。休息厅的大小依会议的人数而定，如有重
要人物参加，其休息厅要与其他与会人的休息厅分开。休息厅内应有沙发或
靠背椅，在休息厅内除由服务员提供会议安排的饮料服务以外，还可在休息
室中另设一工作台，向与会者提供为他们个人所中意的饮料服务。如大会安
排与会人员直接进入会场，会议工作人员和服务人员要共同做好入场的引导
工作。如会场条件允许，应在每个座席前摆放适当的饮料、便笺、铅笔和手
巾，如安排茶水，在茶杯与茶盘之间一定要放置一小方巾，以免与会者用茶
时发出声响。在会场内除安排服务人员引导以外，在会场与各项服务设施或
其他与会人有可能使用的设施之间，还要适当安排必要的和明显的指示图板
或引导标记，以方便与会人员的使用。指示图板和引导标记所使用的文字用
会议所规定的正式语言文字。
□晚会服务工作要点
□晚会服务工作要点
排
5～8排之间的座位；如晚会安排
的是观看电影，则主宾席应安排在
15排左右的座位。如遇有高级领导人，场
地条件亦允许，主宾席前可摆放茶几、备置适当的饮料、手巾等。晚会开始
前，主宾到达时，入口处要有专人迎接，接挂衣帽，引入休息室，提供茶水
或其他饮料服务。主宾入场时，服务人员要引导至座位前。晚会中间休息时，
服务人员要引导主宾在休息室休息。如在专场演出结束以后，领导人员要上
台与演员见面，会议组织者要指定专人伴随在领导人员身边，以在上台、下
台时给予必要的关照和搀扶。在同演员见面时，对演员要向领导人员作简要
的介绍，并事先安排专门人员完成此间活动的摄影或摄像工作等。
□会议记录工作要点
如果有充分的理由证明会议的开销是正当的，书面记录很可能就有了保
证。“会议记录”的词典定义是指正式的活动全部过程。不过，为了对企业
最有用，会议记录必须集中于记录会议内容，而不是会议程序，而且为了在
会后继续有价值，应着重反映会议所产生和推荐的事情，而不是会上所发生
的事情。
会议记录的总负责人是会议主持人，可是做实际记录工作的人应是指派
的；在会议记录分发以前，会议主席要对它仔细审阅并予以批准。（单纯为
了做记录而由一个局外人来承办时，你会发现讨论进行得不那么无拘无束和
有成效。）不论由谁做会议记录，都应当懂得你不得要求逐词句的记录，也
不是要求压缩的抽象概念。良好的会议记录反映会议的精华。
会议记录只有在特殊情况下对某一目的所用时才应分发。如果会议的目
的是单纯的发布管理部门的信息，则与会者的名单、会上陈述的摘要、以及
最低限度的分发量就够了。有关经营问题的会议，或互相配合的小组会议，
一般要求较为详尽的记录，以保证达到会议最终目的。如果记录需要分发，
请注意下列事项：
·在会议记录复印前，要对草稿加以审阅和校正——如果要发给未曾参
加会议的人，这一点尤其重要。
·会后应尽快分发记录，如已对某些人分配任务，或已规定某种特别行
动（这是几天而不是几周的问题），则更为如此。
·对所有负有行动责任的人都要提供会议记录副本。假如某人没有参加
会议，最好能使他特别注意需要他配合行动的项目（例如，附一份备忘录，
或用色笔重点标明特殊项目）。礼貌上，要把会议记录副本分发给全体与会
者。
《成功有约——高效会议手册》会议问题的分析与处理
《成功有约——高效会议手册》会议问题的分析与处理
（1）与会者的发言离题
（2）与会者分心
（3）与会者之间发生争论
（4）与会者拒绝参与
（5）与会者显露不安并急于离席
（6）少数人垄断会议
（7）主席自己离题
现将以上八种问题的肇因、预防措施及补救途径扼要地陈述如下：
一、与会者发言离题
一、与会者发言离题
1。对会议目标或讨论主题不清楚。
2。过度关心某些问题，或基于某些迫切的需要而在无意中离题。
□预防
澄清会议的目标与讨论的主题。
□补救
1。主席应具高度的敏感性，以分辩离题的发言。
2。主席以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉。举例来说，主席应
宣称：“你的发言有点偏离主题，那一定是因为我没有将会议目标或讨论主
题说清楚。容许我再把会议目标及目前的讨论主题复诵一次。。”
3。主席可以技巧地问发言离题者，他的发言究竟与讨论主题或会议目标
有何关系。运用这种技巧的时候，主席在态度、措辞、语气及面部表情上，
均应刻意避免使离题的与会者感到主席是在讽刺他或挖苦他。
4。主席可以技巧地将离题者的言述挡在一边。譬如主席可这么说：“刚
刚你提到的这个问题显然非常重要，但是它跟我们的会议目标及讨论主题似
乎并没有太大关系。假如你不介意，我希望将它留待会后再详谈。”
二、与会者分心
二、与会者分心
1。对会议目标及讨论主题不清楚。
2。感到沉闷无聊。
3。会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈。4。外界环境干扰。
5。对会议内容缺乏兴趣。
□预防
1。澄清会议的目标与讨论的主题。
2。使与会者感到会议有益及有趣。
3。慎选会议时间及地点。
□补救
1。尽管主席能够确定与会者的交谈与讨论中的主题毫无关系，主席都应
先假定他们的交谈与讨论中的主题有关；然后问交谈者愿不愿意说出他们的
看法，以便使其他与会者也能分享他们的看法。
2。作短暂的停顿，或稍作休息。
3。如多数的与会者都分心，则暂停会议，等造成分心的原因消失了再续
会。
4。如少数的与会者分心，则主席可不予理会，亦可就本身的发言作短暂
的停顿。
三、与会者争议
三、与会者争议
1。对会议目标或讨论主题不清楚。
2。对会议过程中的某些问题，具有不同的看法或感受。3。借会议而发泄
相互间的不满，或借会议而相互挑衅。□预防
1。澄清会议的目标与讨论的主题，以避免离题的争论。2。事先强调这样
的观念：“真正重要的是什么是对的，而非谁是对的。”这个观念有助于避
免题内的争论。
□补救
1。倘若争论是离题的，则立刻制止，并复述会议的目标与讨论的主题。
2。倘若争论是题内的，则：
（1）先强调“什么是对的”远比“谁是对的”更加重要，然后将注意力
集中在论点本身，不再理会人物本身。
（2）征求沉默的与会者的意见。
（3）主席显示自己的个人观点或个人立场。
四、与会者拒绝参与
四、与会者拒绝参与
1。怯场。
2。感到气氛不对。
3。不喜欢主席对待某些与会者的态度——如让某些与会者感到难堪。
4。会议不具实效。
□预防
1。创造和谐的气氛。
2。切莫使参与的人感到难堪。
3。让会议具有实效。
□补救
1。如果与会者因感到沉闷而拒绝参与，主席应鼓动其兴趣。
2。如果与会者因怯场面拒绝参与，主席应设法排除该种心理障碍。
3。如果与会者人数众多，应采取分组讨论方式进行。主席可将与会者分
成若干组，每组以不超过六人为原则。每组选定一位组长主持议案的讨论，
每组另选定一位成员负责讨论结果的记录工作。分组讨论结束之后，由各组
指派一位成员，代表该组向全体与会者报告讨论成果。按此种方式进行，与
会者拒绝参与讨论的现象将一扫而空，因为：
（1）分组讨论时人数较少，与会者怯场的程度可大幅降低。
（2）各组须要轮流向全体报告讨论成果，这含有竞争的成份在内。因此
在荣誉感的鼓动下，各组成员将会比较认真地进行议案的讨论。
（3）代表各组发言的人的心理负担可以大大减轻，因为他所发表的意见
无论是好还是坏、是成熟还是不成熟，都不是他本人的意见，而是整组人的
意见。
五、与会者情绪变化
五、与会者情绪变化
1。会议逾时。
2。与会者有其它事要办。
3。会议不具有实效。
□预防
1。确定会议的结束时间，并准时结束。
2。如会议可能无法按预定时间结束，则事先言明。3。选择符合与会者希
望的会议时间。
4。使会议具有实效。
□补救
1。结束会议并安排续会的时间。
2。休息。
3。以小故事、挑战性问题或节奏的改变、重鼓与会者的兴
趣。
六、少数人垄断会议
六、少数人垄断会议
1。多数人并不积极参与。
2。少数人思考快速，善于表达，且对会议表现热忱。
3。少数人好求表现。
□预防
1。开会之前鼓励所有与会者都积极参与。
2。如已知某人可能垄断会议，则事先与他疏通并请他节制。
3。报名发问。
4。要求轮流发言。
□补救
1。巧妙地阻止。比方说，告诉垄断者：“你的宝贵意见我们已经听了很
多，而且我们也都能够领会你的意思。让我们也听听其他与会者是否有其它
的看法，好不好？”
2。指派工作给喜欢垄断会议的人去做。
3。故意将视线避开垄断者，以免使他误以为主席仍想听取他的意见。
七、主席自己离题
七、主席自己离题
1。资料准备不充分。
2。与会者发言离题，导致主席本身发言也离题。
□预防
1。主席本身应充分地准备资料。
2。主席应随时考虑与会者的发言是否离题。
□补救
1。主席应鼓励与会者随时指出其离题的坏习惯。
2。主席一发觉自己离题，应立刻向与会者致歉并改正。
八、建立正确的心态
八、建立正确的心态
懂得借会议获取成就的人，并不见得比别人更聪明，或拥有比别人更多
的内幕消息，或比别人更受有权势的人所钟爱，而是因为他比别人更善于掌
握参与会议的技巧。但是，参与会议的技巧的掌握并非一蹴而就，而是需要
经历长期的磨练才能奏效。有志于培养这种技巧的人，应以下一次所将参与
的会议作为起步点。你要下定决心，让下一次会议的成果，与
你过去所参与的会议成果有所不同。你更要下定决心，在你未来所即将
参与的各个会议里，你的表现要一次比一次更加理想。西德前总理艾德诺曾
说：“我坚信今天的我要比昨天的我更加聪慧。”这句话可以成为有志培养
参与会议技巧的人的座右铭。
九、回避失效会议
九、回避失效会议
□时机未成熟的会议
假如某次会议旨在探讨公司要不要推出一种含润肤效果的新产品。如果
研究发展部门对该产品润肤效果的试验仍未获取具体结果，市场调查部门对
消费者试用后的反应也未有定论，在这种情况下探讨要不要推出新产品，显
然是言之过早。与会者一旦要在会议中对这个问题作出决策，姑且不论该决
策是赞成还是反对推出新产品，他们势必要承担该决策将来被推翻的风险。
□与会人选不当的会议
不适当的与会者所提供的大致都是不适当的意见，这对达成会议目标不
但无益，反而有害。例如在讨论运费成本的会议中，如果运输单位的负责人
不在场，此种会议注定是徒劳无功的。
对付上述两类会议的最佳途径，便是避免置身其间。可能的话，找个借
口不参加。如果你无法不参加这些会议，则设法使会议延期召开。一旦你置
身于上述的会议中，可以肯定的是，你本身将不会是一个赢家。
十、有准备地赴会
十、有准备地赴会
1。谁召集这次会议？为了研讨会议的重要性，首先要问会议的召集人是
谁。显而易见地，总经理所召集的会议，要比科长所召集的会议更加重要。
其次我们要问：召集会议者是自发地召集会议？还是被动地为他人召集会
议？前者的重要
性往往要比后者更大。
2。为何召集这次会议？你若不搞清楚会议的真正目的而贸然然走进会议
室，你将很容易受创。因此，在与会前你应先澄清：这次会议是否为了那些
悬而未决的老问题而召开？是否为了摆脱棘手的问题而召开？还是因为某些
人想迫使当局下决心作决策而召开？
□借用名家之言
在会议场合中，千万不要以为你孤立无援或势单力薄。事实上，可供你
借助的外力，经常环绕在你身边。这就是古今中外的名人！例如在开会中，
有人强烈地反对你刊登广告的提议，因为这个人认为多数的广告支出都是平
白的浪费。此时，你可立刻召唤广告大亨约翰·华纳梅克来支持你：
“你的这个见解很对！但是我想提醒你，广告大亨约翰·华纳梅克曾说：
‘90％以上的广告支出都是平白的浪费，不过广告的真正效果却来自那不及
1O％的广告支出上！’因此，�