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8．外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李
9．你要在星期五交计划书之前把它复印一份
10．明天下午2 点到4 点有一个会议
11．你欠某人200 元钱他明天也将参加那个会议
12．你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座
13．你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面
14．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗
15．你想好好洗个澡
16．你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时
17．你身上只有5 块钱，需要取钱
18．大家明天晚上聚餐
19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录
20．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好
21．你收到一个朋友的信1 个月了，没有回信，也没有打电话给他
22．星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间
23．你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有
24．三个星期后，你要参加一次业务考试
相信你在了解任务的分类以后，对划分任务的重要程度会更得心应手。
第四天
大家可能会希望有一种通用的时间管理方法，学会以后，无论何人何时何地，都能畅通无阻地运用。不过，可惜的是，并没有通用的时间管理方法，就像买衣服一样，我们得根据自己的特点选择合适的样式和尺码，有时还得量身定做，不同的人需要采用不同的时间管理方法，有时甚至得自己创造出新方法来。
有的人喜欢列出详细的清单，把时间精确地划分为一小块一小块，严格地按日程表行动；有的人则相反，喜欢把握整体，形象地思考问题，抗拒“机械的”日程表，传统的时间管理方法只会使他们感到不舒服。对于后一种人而言，他们只愿把事情简单地排序，然后设定最后期限，而不愿把它们分割成小块，填入时间表。
无论你属于哪一种，都要找出适合你自己的方法，只有这样，才能保证时间管理是在帮助你组织时间，而不是加重你的负担。你可能需要结合两种风格的管理方法，以便创造出自己的时间管理体系。在继续这节课时，请注重考虑你的需要和偏好，按你的想法修改课程中的建议和方法。
不管你偏好使用哪种风格管理你的时间，下面这几个习惯都会帮助你提高时间管理的效率。
1．积极意味着采取主动，而不是坐等别人先行动，然而消极地回应。与主动相反的是被动，被动的人习惯于对周围的事情做出反应，这使他们耗费掉更多时间。想一想，然后写下一些能使你采取主动的具体方法，以便能对你的时间有更多控制权。
2．通盘考虑从你想达到的目标反推出要做的事情，然后详细计划。写下你的目标，然后从目标出发，逐步写出你需要做的事情。估计每一步所需的时间，然后列出整体计划。
3．按顺序做事对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。80％的事情只需要20％的努力。而20％的事情是值得做的，应当享有优先权。 因此要善于区分这20％的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。
4．提前准备保持主动的要诀是事先计划，例如每月制订一份计划表，在上面标出重要的日期和繁忙的时间，据此来安排其他的事情。
许多人讨厌日程表，认为它们夺走了自己的自由。按日程表行事的确会降低一定的灵活性，但如果认为日程表把人变成奴隶，那就大错特错了。这种错误源于对自由的误解。
事实上，有几种不同的自由。如果混淆两种类型的自由，就会出现上面所说的误解。
首先，人们提到自由时，往往指的是选择的自由。我们按自己的意愿，做这件事，而不做那件事。反过来讲，一个自由的人不会被迫做出违背意愿的事情。这是一种消极的自由。
第二种更重要的自由，是实现自己、控制自己行为的自由。它是一种积极的自由，因为它通向人的目标。它可以表达为“自由的意愿”，这是更加高级的自由，也就是“成为自己想要成为的人”的自由。
不过，如果只是肤浅地理解这种自由，很可能会认为它和第一种自由是相对的，甚至无自由可言。导致这种想法产生的原因是，现实生活中，为了实现更美好大的目标，我们常常需要放弃当前的欲望。例如，在阳光明媚的星期天上午，你也许很想出去好好地玩一场，不去参加培训班。从第一种意义上来说，你当然可以自由选择是否出去玩。但是，不上课很可能会导致你考试不合格，或者学不到该学的东西。学习能使人获得更大的自由，新知识可以使人更好的完成人生的目标。
所说的这些是为了开阔我们的视野。我们不要把自己限制在“自由”狭窄的定义内：“自由就是想做什么就做什么”。而应把自由看成“完成自己设定的人生目标的能力”。如果不约束和控制自己的行为，使之符合目标，我们就无法达到人生的目标。正是因为如此，日程表非常重要：它使我们能有计划地运用时间，以达到自己最终的目的，实现更高层次的自由。
要写一份日程表，没有固定的方式，只需遵循一些基本原则。
在开始前，找到合适的工具。你可以使用一张纸、日程计划簿或电脑来记录你的日程表。首先，你把一天的时间分为几块，如上班的时间、吃饭的时间、睡觉的时间。然后再具体划分每一块时间。
写日程表时，要现实一点。日程表是帮助你安排时间、达到目标的工具。不要把日程表写成做不到的愿望列表，那样只会使你被自己不切实际的计划挫败并失去信心。
灵活地执行日程表。一般来说，只将时间的50％计划好，其余的50％应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。实际执行时，事情总会发生这样或那样的变化，使你不得不偏离定好的计划，如果时间表定得过于精确，反而会失去机动性和实用性。
每隔一段时间评估一次日程表。每两个星期，重新审视一遍日程表，看它起了多大作用，是否订得过高或过低，可以怎样改进它。
然后，进行必要的修改。
如果你以前从未好好计划过你的时间，从头开始会有点困难。不过，时间管理和其他事情一样，你做得越多，就会做得越好。关键是要坚持大约30 天，以养成逐日管理时间的习惯，并看到它的效果，增强信心。
你不需要实施课程中提出的每一种方法，就像在超市中购物一样，选择自己喜欢的就可以。你还可以按自己的需要改变、组合某些方法。用一整天的时间观察你自己，尽可能详细地记录所做的事情、起止时间、效率和自己的感受。
观察自己使用时间的情况时，一定要找出并记住以下几点：
1．你通常用哪些方式浪费时间
2．你在什么情况下效率最高
3．你效率最佳的时间是什么时候要完成某个目标，我们往往反复地计划、实施、修订，形成这样的循环圈：
我们可以从圈中的任何一点进入循环。
下面是一份用于每日计划的表格，每天在固定的时段（如睡觉前）填写，第二天用这份表格提示自己。运用“计划的循环”，坚持一个星期，提高管理时间的能力。今天要做的事
日期：____________________
必须做的事情
1．
2．
3．
4．
5．
6．
7．
8．
应该做的事情
1．
2．
3．
4．
5．
6．
7．
8．
能够做的事情
1．
2．
3．
4．
5．
6．
7．
8．
第五天
自从第一天动手制订过一份时间计划后，我们已有好几天没进行实战演练了。在这一节中，我们将进行具体的时间管理规划，为自己（而不是练习题中的人物）制订一份完整的时间表。正如前一节所说的，不同的人适合不同的时间管理类型，因此，本节按由粗到细的顺序介绍时间管理的程序，你可以选择适合自己的细化程度。
找出第三节中绘制的树图，以它为参考，开始规划。
你也许会说，我只是想订一个如何应付下个月考试的计划，并不想做出关于整整一生的宏伟计划。整体计划就像一座大厦，各段时间的计划则像大厦中的一间间房子，如果你对整体目标不明确，大厦的框架没有搭好，房间的位置也无法确定。
不愿思考整体计划有两个原因：一是一切都由别人代为设计妥当；二是从来没有考虑过这个问题。一旦你开始考虑，就会发现有必要从大框架开始。例如个人理财学把人生分为几个不同的阶段：
20…30岁是由求知到收益的过渡；30…40岁是储备时期；40…50岁应正视现实，调整财务状况；50…60岁则应为退休做准备；60 岁以后是幸福的晚年。然后再根据每个阶段的特点制订投资的具体策略。
进行时间管理也应如此。只不过划分阶段的标准是你的人生目标，而不用按着上面的样子机械地划分。
尽可能详细地描述你当前所处的阶段，写下来，以便随时提醒自己。这个阶段的目标是什么？你需要完成哪几件主要的事情？它们有期限吗？期限分别是什么时候？你现在的感受如何？等等。
明确阶段目标后，进一步将其细化，对未来的一年进行规划。
进行规划并不意味着把未来的365 天的日程安排得满满当当，而是明确以下问题的答案：
我希望在这一年过去以后得到什么？
除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？
我必须做哪些事情？
这些事情必须在什么时候完成？
这一年中有哪几个关键的任务？
我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？
预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？（如搬家、生小孩。）
今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？
今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？
对这些问题心中有数以后，你就能自如地安排这一年的时间。
下一步，我们就该为这一年写时间规划了。写的时候，请注意下面几点：
1。 首先安排固定项目
首先从工作或上课时间开始。这些时间段通常是事先就固定的。其他的活动必须围绕它们进行。然后安排每天的日常活动，如睡觉和吃饭。把固定的项目安排完以后，你可以看到还剩哪些时间供你支配。注意在项目之间安排休息间隔，例如每工作50 分钟休息10 分钟。
2。 根据你的生物钟安排时间
把重要的任务安排在你效率高、干扰少的时间段。把你的空余时间按你的效率和外界干扰给予不同分值。然后，把优先度高的任务分配到分值较高的时间段。例如，用大块的时间学习新知识。
3．把较大的任务分割成易于控制的小块
当你面对一个巨大的任务，被它压得喘不过气来的时候，试着把它分成小块，使它易于管理，然后相应地安排你的时间。这样做有几个好处，首先，你明确了完成整个任务的各个步骤，只要循序完成各小块就能成功，畏难情绪会减轻；其次，把一个任务拆分为若干块，可以使你的进度显得更显著，并能多次体会达到目标的喜悦；再次，较小的任务段易于估计时间，从而加强对完成时间的控制。
4。 充分利用零碎时间
从时间表中〃剪裁〃大块大块的时间后，剩下的边角余料可不能浪费。可以用它复习学过的知识、做一两节操。一个利用小块时间的技巧是：把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的间隙每次完成一小片，不知不觉做完讨厌的事情。
5。 为每件事情设定明确的起止时间
这样可以防止项目之间互相干扰，也可以防止你把事情拖到最后一分钟才做。
6．留出充分的休息和娱乐时间
在制订时间表时，千万不要“虐待”自己。要制订一个切实可行的计划，就应该为生活中真实的你“度身订做”，预留出你需要的休息和娱乐时间，使你保持良好的状态和愉快的心情。否则，执行的时候会不断打乱计划，不但没有节省时间，反而使其他事情也脱离预定轨道。
7．留出机动时间，不要把所有的时间都填满
为突发事件预留时间。一个填得满满当当的计划表是没有“防震”性能的，稍有意外，整个计划都会“破碎”，无法执行。订完计划后，按下面的标准逐条检查，修改计划：
1．事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗？先处理重要的和紧急的事情，发展型任务优于维持型任务。是否有根本不需要做的事情列入了时间表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得尽善尽美。
2．每天应有用于自省和修订计划的固定时间。如果遗漏了这一部分，请在时间表中补上。
3．对于有截止期的任务，是否有足够的时间在时限内完成？没有处理过的事情往往比你想像中要花费更多时间，为它们留下充裕的时间。
4．把用于生活不同方面的时间分别加总，各部分之间应保持平衡。很多时候，在时间表的各个单项中看不出来的问题，会在合计数字中显示出来。如果某部分明显超过或低于合理的比例，请进行调整。
下面总结了二十个节省时间的方法，请根据你的需要选用它们：
1。 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
2。 从优先级最高的事物着手。
3。 和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。
4。 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
5。 为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。
6。 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。
7。 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。
8。 学会委派别人做事。
9。 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。
10。 减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。
11。 避免完美主义。记住80/20 定律。
12。 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。
13。 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。
14。 设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3 分钟。
15。 聚精会神地做手头的事情。
16。 处理重要事情时，使用大块的时间。
17。 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。
18。 文书工作争取只处理一次。
19。 在行动以前，彻底地思索整件工作。
20。 第一次就做好。
进行时间管理，就好像抛鸡蛋，你要不停地把手中的一只鸡蛋换成另一只，还要保持所有的鸡蛋都不落到地上。要做好抛鸡蛋的动作，需要耐心、毅力、练习和计划。进行良好的时间管理，同样需要这些品质。当鸡蛋越来越多，情况越来越糟的时候，你要有能力控制局面，把握好间隔和规律——这正是时间管理的内容。
工作时，要持之以恒地进行时间管理。你要参加业务会谈，要赶在截止期前完成工作。时间管理的意义不仅在于帮助你达到工作上的目标，它能使你最大程度地发挥自己的作用，并在工作和个人生活之间保持平衡。
第六天
时间管理的主要内容我们已学得差不多了。在今天，我们将分小标题学习几项有用的知识。如果说，前面的工作是搭好了房子的框架，那么我们现在所做的就是为它装上漂亮的门、窗和地板，使房间变得更加宜人。
使用时间的模式
你是否了解自己？时间管理是帮助我们通过投资时间达到目标的技巧，因此，学习时间管理的第一步是了解你自己。你习惯怎样使用时间？要回答这个问题，仅凭感觉和记忆是不够的，必须依靠精确的记录。因为人们往往宽于律己严于律人，自己认为在工作，在别人眼里则完全不是。例如，有的脑功能衰退患者在求诊时，自称家中宽敞，每天可行走一万步以上，带上记步器进行记录后发现，实际每天只走了几百步。在时间管理上也一样，自己感觉工作了若干小时，实际上，也许大部分时间在打岔、走神、吃东西，真正工作的时间只有几十分钟。因此，需要详细地记录自己的活动情况，才能客观地了解自己使用时间的模式。
练习